Importer des écritures depuis un CSV

Reprends des écritures d'un fichier CSV ou Excel, par exemple d'un ancien livre de caisse. Tu associes les colonnes et vois un aperçu avant l'import.

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Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le web.

Autorisation requise : Livre de caisse – Créer et modifier les écritures

Qu'est-ce que c'est ?

Avec Importer des écritures, tu reprends beaucoup d'écritures d'un coup, par exemple en passant d'un tableau Excel ou d'un autre logiciel associatif. Un assistant te guide en quatre étapes : Fichier, Correspondance, Aperçu et Résultat. Chaque import peut contenir jusqu'à 1 000 écritures.

Importer des écritures

Ouvre Ensembles, choisis ton chœur et va dans Livre de caisse > Paramètres > Importer des écritures.
Clique sur Lancer l’import.
Fichier : choisis le Compte par défaut, téléverse le fichier et laisse La première ligne contient les noms de colonnes cochée si ton fichier a des en-têtes. Clique sur Suivant.
Correspondance : associe un champ à chaque colonne. Theatilo reconnaît lui-même beaucoup de colonnes grâce à leur en-tête. Les colonnes sans correspondance ne sont pas reprises. Clique sur Suivant dès que tous les champs obligatoires sont associés.
Aperçu : vérifie les dix premières lignes, le nombre de lignes valides et non valides et les remarques.
Clique sur le bouton avec le nombre, par exemple Importer 25 transactions.
Résultat : Theatilo indique combien d'écritures ont été importées et quelles lignes n'ont pas été reprises.

Montant et type

Les montants peuvent être écrits avec une virgule ou un point, Theatilo les reprend comme nombre positif. C'est la colonne Type qui décide s'il s'agit d'une recette ou d'une dépense. Si elle est vide, Theatilo se fie au signe du montant : positif pour une recette, négatif pour une dépense.

Comptes, catégories et comptes SKR

Theatilo associe les comptes et les catégories par leur nom, les comptes SKR par leur numéro. Crée donc les comptes avant l'import. Si Theatilo ne trouve pas un compte SKR, l'écriture est importée sans compte SKR et le résultat indique les numéros concernés.

Autorisation

Il te faut Créer et modifier les écritures.

Conseils

Teste avec quelques lignes avant d'importer un gros fichier.
Pas de solde initial en double : si l'ancien solde figure déjà dans le solde initial du compte, n'importe que les écritures postérieures.
Après l'import, compare le solde sous Comptes avec ton ancien livre de caisse.

Questions fréquentes

Quels fichiers sont acceptés ?▾

CSV, XLS et XLSX. Sous **Fichiers d'exemple**, tu peux télécharger un modèle CSV et un modèle Excel pour voir le format.

Quelles colonnes le fichier doit-il contenir ?▾

Quatre champs sont obligatoires : **Date**, **Description**, **Montant** et **Type (Recette/Dépense)**. Sont facultatifs notamment la date de valeur, le compte, le numéro de pièce, le compte SKR, la catégorie, la référence, la contrepartie, l'IBAN, le taux et le montant de TVA, les notes, le centre de coûts, le département, le marquage et les champs supplémentaires.

Que deviennent les lignes erronées ?▾

L'aperçu compte les lignes valides et non valides et nomme les erreurs, par exemple une date manquante. Seules les lignes valides sont importées. Si Theatilo refuse certaines lignes lors de l'import, par exemple à cause d'un numéro de pièce déjà utilisé sur le compte ou d'une date dans une période clôturée, elles figurent dans le résultat avec leur motif.

Un fichier peut-il contenir des écritures pour plusieurs comptes ?▾

Oui. Associe la colonne du compte au champ **Compte** : Theatilo répartit alors les lignes selon le nom du compte. Les lignes avec un compte qui n'existe pas dans le livre de caisse atterrissent sur le **Compte par défaut**. Les virements entre tes propres comptes ne sont pas importés, tu les saisis à la main.

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