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Buchungen aus CSV importieren

Übernimm Buchungen aus einer CSV- oder Excel-Datei, etwa aus einem alten Kassenbuch. Du ordnest die Spalten zu und siehst vor dem Import eine Vorschau.

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Chöre›Chor›Kassenbuch›Einstellungen›Buchungen importieren

Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.

Berechtigung nötig: Kassenbuch – Buchungen erstellen & bearbeiten

Was ist das?

Mit Buchungen importieren übernimmst du viele Buchungen auf einmal, zum Beispiel beim Umstieg aus einer Excel-Tabelle oder einer anderen Vereinssoftware. Ein Assistent führt dich in vier Schritten durch: Datei, Zuordnung, Vorschau und Ergebnis. Pro Import sind bis zu 1.000 Buchungen möglich.

So importierst du Buchungen

  1. Öffne Chöre, wähle deinen Chor und gehe zu Kassenbuch > Einstellungen > Buchungen importieren.
  2. Klicke auf Import starten.
  3. Datei: Wähle das Standard-Konto, lade die Datei hoch und lass Erste Zeile enthält Spaltennamen angehakt, wenn deine Datei Überschriften hat. Klicke auf Weiter.
  4. Zuordnung: Ordne jeder Spalte ein Feld zu. Viele Spalten erkennt Theatilo an der Überschrift selbst. Spalten ohne Zuordnung werden nicht übernommen. Klicke auf Weiter, sobald alle Pflichtfelder zugeordnet sind.
  5. Vorschau: Prüfe die ersten zehn Zeilen, die Zahl gültiger und ungültiger Zeilen und die Hinweise.
  6. Klicke auf den Knopf mit der Anzahl, etwa 25 Buchungen importieren.
  7. Ergebnis: Theatilo zeigt, wie viele Buchungen importiert wurden und welche Zeilen nicht übernommen wurden.

Betrag und Typ

Beträge dürfen mit Komma oder Punkt geschrieben sein, Theatilo übernimmt sie als positive Zahl. Ob Einnahme oder Ausgabe, entscheidet die Spalte Typ. Steht dort nichts, nimmt Theatilo das Vorzeichen des Betrags: positiv ist Einnahme, negativ Ausgabe.

Konten, Kategorien und SKR-Konten

Theatilo ordnet Konten und Kategorien über den Namen zu, SKR-Konten über die Kontonummer. Lege Konten deshalb vor dem Import an. Findet Theatilo ein SKR-Konto nicht, wird die Buchung ohne SKR-Konto importiert und das Ergebnis nennt die Nummern.

Berechtigung

Du brauchst Buchungen erstellen & bearbeiten.

Tipps

  • Teste mit wenigen Zeilen, bevor du eine große Datei importierst.
  • Kein doppelter Anfangsbestand: Liegt der alte Kontostand schon im Anfangsbestand des Kontos, importiere nur die Buchungen danach.
  • Nach dem Import vergleichst du den Saldo unter Konten mit deinem alten Kassenbuch.

Häufige Fragen

Welche Dateien gehen?▾
CSV, XLS und XLSX. Unter **Beispieldateien** kannst du eine CSV- und eine Excel-Vorlage herunterladen, um das Format zu sehen.
Welche Spalten muss die Datei haben?▾
Vier Felder sind Pflicht: **Datum**, **Beschreibung**, **Betrag** und **Typ (Einnahme/Ausgabe)**. Optional sind unter anderem Wertstellungsdatum, Konto, Belegnummer, SKR-Konto, Kategorie, Referenz, Zahlungspartner, IBAN, USt-Satz und USt-Betrag, Notizen, Kostenstelle, Bereich, Markiert und die Zusatzfelder.
Was passiert mit fehlerhaften Zeilen?▾
Die Vorschau zählt gültige und ungültige Zeilen und nennt die Fehler, etwa ein fehlendes Datum. Importiert werden nur die gültigen Zeilen. Lehnt Theatilo beim Import einzelne Zeilen ab, zum Beispiel wegen einer auf dem Konto schon vergebenen Belegnummer oder eines Datums in einer abgeschlossenen Periode, stehen sie im Ergebnis mit Grund.
Kann eine Datei Buchungen für mehrere Konten enthalten?▾
Ja. Ordne die Konto-Spalte dem Feld **Konto** zu, dann verteilt Theatilo die Zeilen nach Kontoname. Zeilen mit einem Konto, das es im Kassenbuch nicht gibt, landen auf dem **Standard-Konto**. Umbuchungen zwischen eigenen Konten werden nicht importiert, die erfasst du von Hand.

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