Kassenbuch-Übersicht
Die Startseite des Kassenbuchs zeigt Gesamtsaldo, Einnahmen und Ausgaben des Monats, nicht abgestimmte Buchungen und die zehn letzten Buchungen.
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Kassenbuch & Finanzen
Buchhaltung, Konten, Buchungen, Spenden, Banking-Anbindung, Compliance, GoBD
Übersicht & Setup
Kontenplan (SKR-Vorlage einrichten)
Richte den Kontenrahmen SKR 49 oder SKR 42 ein, damit Buchungen ein SKR-Konto bekommen. Das braucht der DATEV-Export und die Zuordnung zur Anlage EÜR.
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Buchungs-Kategorien verwalten
Kategorien ordnen Einnahmen und Ausgaben, etwa Mitgliedsbeiträge, Spenden oder Raummiete. Theatilo bringt 17 Vorgaben mit, eigene legst du dazu.
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Konten
Kassenbuch-Konten-Übersicht
Unter Konten siehst du alle Bankkonten und Barkassen deines Chors mit aktuellem Saldo, Anfangsbestand und dem Status einer verbundenen Bank.
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Bankkonto oder Kasse anlegen
Lege im Kassenbuch ein Bankkonto oder eine Barkasse mit Anfangsbestand an. Bankkonten lassen sich danach mit dem Banking-Paket mit der Bank verbinden.
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Konto bearbeiten oder deaktivieren
Ändere Name, IBAN, Bank oder Notizen eines Kontos. Konten, die du nicht mehr brauchst, deaktivierst du. Ihre Buchungen bleiben erhalten.
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Saldo neu berechnen
Theatilo berechnet den Saldo jedes Kontos bei jedem Aufruf neu aus Anfangsbestand und Buchungen. So findest du den Grund, wenn er nicht zur Bank passt.
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Banking-Anbindung
Bank-Verknüpfungen verwalten
Jedes Bankkonto im Kassenbuch hat eine eigene Seite Bankverbindung. Dort siehst du Status, letzten Abruf, Ablauf des Zugriffs und den Saldo-Abgleich.
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IBAN bei Bank-Verknüpfung auswählen
Nach der Anmeldung bei der Bank wählst du, welche IBAN mit dem Konto im Kassenbuch verbunden wird. Erst danach ist die Bankverbindung aktiv.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bankverbindung > Konto auswählen
Bankkonto via PSD2 verbinden
Verbinde ein Bankkonto im Kassenbuch mit deiner Bank. Theatilo holt die Umsätze dann jede Nacht ab und legt sie dir unter Bank-Abgleich zur Bestätigung vor.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bank verbinden
Bank-Verbindung erneuern
Der Zugriff auf die Bank gilt 180 Tage. Mit „Zugriff erneuern“ bestätigst du ihn bei deiner Bank neu, damit Theatilo weiter Umsätze abrufen kann.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bankverbindung > Zugriff erneuern
Bank-Konto synchronisieren
Theatilo ruft die Umsätze verbundener Bankkonten jede Nacht ab. Mit „Umsätze abrufen“ oder „Jetzt synchronisieren“ holst du neue Umsätze sofort.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Bank-Abgleich > Umsätze abrufen
Bank-Verbindung trennen
Trenne die Verbindung eines Kontos zur Bank. Theatilo ruft dann keine Umsätze mehr ab, bereits gebuchte Umsätze und alle Buchungen bleiben erhalten.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bankverbindung > Verbindung trennen
Buchungen
Buchungen anzeigen und filtern
Die Buchungsliste zeigt alle Buchungen des Chors. Suche, filtere nach Typ, Kategorie, Status, Konto oder Zeitraum und wähle die Spalten, die du brauchst.
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Neue Buchung anlegen
Erfasse eine Einnahme oder Ausgabe mit Konto, Betrag, Datum und Buchungstext. Belege hängst du gleich an, Theatilo kann Angaben aus dem Beleg auslesen.
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Buchung öffnen, bearbeiten oder stornieren
Öffne eine Buchung, ergänze in den ersten 24 Stunden weitere Angaben, markiere sie als abgestimmt oder storniere sie mit Grund. Löschen gibt es nicht.
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Beleg zur Buchung hochladen
Hänge Rechnungen, Quittungen und Kassenbons als PDF, JPG oder PNG an eine Buchung, gleich beim Anlegen oder später. Höchstens 10 MB je Datei.
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Beleg-Erkennung (OCR und E-Rechnung)
Lade beim Anlegen einer Buchung einen Beleg hoch. Theatilo liest E-Rechnungen und gescannte Belege aus und füllt Betrag, Datum und weitere Felder vor.
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Bank-Buchungen abgleichen (Bank-Abgleich)
Unter Bank-Abgleich bestätigst du Umsätze, die Theatilo von der Bank geholt hat, führst sie mit eigenen Buchungen zusammen oder verwirfst Doppelte.
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Bank-Buchungen abgleichen (Bank-Abgleich)
Spendenbescheinigung erstellen
Erstelle zu einer Spenden-Buchung eine Zuwendungsbestätigung nach § 10b EStG als PDF. Name und Adresse des Spenders übernimmt Theatilo aus der Buchung.
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Spenden-Einstellungen
Hinterlege Vereinsname, Anschrift, Steuernummer, Finanzamt und Freistellungsbescheid. Theatilo übernimmt sie in jede Zuwendungsbestätigung.
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Rechnungen — Übersicht
Unter Rechnungen stellt dein Chor eigene Rechnungen aus, etwa an Veranstalter oder Sponsoren: mit Vorlagen, fortlaufender Nummer und E-Rechnung.
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Rechnung erstellen
Lege eine Rechnung mit Empfänger, Positionen und Vorlage an. Rechts siehst du die Live-Vorschau. Speichere als Entwurf oder finalisiere direkt.
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Rechnung öffnen und PDF anzeigen
Die Rechnungsseite zeigt das abgelegte PDF oder die Vorschau des Entwurfs, dazu Status, Daten, Positionen, Summen und die verknüpften Buchungen.
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Rechnungsentwurf bearbeiten
Solange eine Rechnung Entwurf ist, änderst du Empfänger, Positionen, Texte und Vorlage im Editor. Finale Rechnungen zeigt der Editor nur noch zum Lesen.
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Rechnungsentwurf löschen
Entwürfe, die du nicht mehr brauchst, löschst du endgültig. Finale Rechnungen lassen sich nicht löschen, sie werden per Gutschrift storniert.
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Rechnung finalisieren
Beim Finalisieren bekommt die Rechnung ihre Nummer, das PDF und gegebenenfalls die E-Rechnung werden erzeugt und abgelegt. Danach ist sie nicht mehr änderbar.
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Rechnung stornieren (Gutschrift)
Eine finale Rechnung stornierst du per Gutschrift über den vollen Betrag. Die Gutschrift bekommt eine eigene Nummer, die Originalrechnung bleibt erhalten.
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Rechnungs-Vorlagen verwalten
Vorlagen legen Aussehen, Logo und Texte deiner Rechnungen fest. Jede Sprache kann eine Standardvorlage haben, die bei neuen Rechnungen vorgeschlagen wird.
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Nummernkreis für Rechnungen
Lege fest, wie Rechnungsnummern aussehen und wann der Zähler neu beginnt. Theatilo zeigt dir die nächste Nummer, bevor du speicherst.
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Verkäufer-Daten und Steuermodus
Hinterlege Steuermodus, Währung, Zahlungsziel, E-Rechnungs-Format, Vereinsdaten, Bankverbindung und Fußtext. Theatilo nutzt sie für jede neue Rechnung.
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Berichte & Compliance
Auswertungen und Berichte
Über Exportieren erstellst du Buchungsliste, Jahresbericht, Vermögensaufstellung, Kassenprüfungsbericht, Anlage EÜR und DATEV-Export für einen Zeitraum.
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Export für Steuerberater und Prüfer
Für Steuerberater, Kassenprüfung oder Finanzamt exportierst du DATEV-Datei, Buchungsliste, Anlage EÜR und Audit-Log über Exportieren im Kassenbuch.
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Periodenabschluss / Jahresabschluss
Schließe einen Zeitraum wie ein Geschäftsjahr ab. Danach lassen sich Buchungen darin weder ändern noch stornieren. Der Abschluss ist endgültig.
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Compliance und Audit-Log
Das Audit-Log hält fest, wer wann Buchungen und Belege angelegt, geändert oder storniert hat, mit alten und neuen Werten. Du kannst es als CSV exportieren.
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Buchungen aus CSV importieren
Übernimm Buchungen aus einer CSV- oder Excel-Datei, etwa aus einem alten Kassenbuch. Du ordnest die Spalten zu und siehst vor dem Import eine Vorschau.
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