Kasboekoverzicht
De startpagina van het kasboek toont totaal saldo, inkomsten en uitgaven van de maand, niet-afgestemde boekingen en de tien laatste boekingen.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Übersicht
Kasboek & financiën
Boekhouding, rekeningen, boekingen, donaties, bankkoppeling, compliance, GoBD
Übersicht & Setup
Rekeningschema (SKR-sjabloon inrichten)
Richt het rekeningschema SKR 49 of SKR 42 in, zodat boekingen een SKR-rekening krijgen. Dat is nodig voor de DATEV-export en de indeling in de Anlage EÜR.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Einstellungen > Kontenplan
Boekingscategorieën beheren
Categorieën ordenen inkomsten en uitgaven, zoals contributies, giften of zaalhuur. Theatilo levert 17 standaardcategorieën mee, eigen voeg je zelf toe.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Einstellungen > Kategorien
Konten
Overzicht kasboekrekeningen
Onder Rekeningen zie je alle bankrekeningen en kassen van je koor met huidig saldo, beginsaldo en de status van een gekoppelde bank.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten
Bankrekening of kas aanmaken
Maak in het kasboek een bankrekening of een kas met beginsaldo aan. Bankrekeningen kun je daarna met het bankpakket aan je bank koppelen.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > Konto anlegen
Rekening bewerken of deactiveren
Wijzig naam, IBAN, bank of notities van een rekening. Rekeningen die je niet meer nodig hebt, deactiveer je. Hun boekingen blijven bewaard.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bearbeiten
Saldo herberekenen
Theatilo berekent het saldo van elke rekening bij elke weergave opnieuw uit beginsaldo en boekingen. Zo vind je de oorzaak als het niet bij de bank past.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten
Banking-Anbindung
Bankkoppelingen beheren
Elke bankrekening in het kasboek heeft een eigen pagina Bankkoppeling. Daar zie je status, laatste ophaalronde, verloop van de toegang en saldovergelijking.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bankverbindung
IBAN kiezen bij bankkoppeling
Na het inloggen bij de bank kies je welke IBAN aan de rekening in het kasboek wordt gekoppeld. Pas daarna is de bankkoppeling actief.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bankverbindung > Konto auswählen
Bankrekening via PSD2 koppelen
Koppel een bankrekening in het kasboek aan je bank. Theatilo haalt de transacties dan elke nacht op en legt ze je onder Bankafstemming ter bevestiging voor.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bank verbinden
Bankkoppeling vernieuwen
De toegang tot de bank geldt 180 dagen. Met „Toegang vernieuwen” bevestig je hem opnieuw bij je bank, zodat Theatilo transacties kan blijven ophalen.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bankverbindung > Zugriff erneuern
Bankrekening synchroniseren
Theatilo haalt de transacties van gekoppelde bankrekeningen elke nacht op. Met „Transacties ophalen” of „Nu synchroniseren” haal je ze meteen op.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Bank-Abgleich > Umsätze abrufen
Bankkoppeling verbreken
Verbreek de koppeling van een rekening met de bank. Theatilo haalt dan geen transacties meer op, al geboekte transacties en alle boekingen blijven bewaard.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Konten > ··· > Bankverbindung > Verbindung trennen
Buchungen
Boekingen tonen en filteren
De boekingenlijst toont alle boekingen van het koor. Zoek, filter op type, categorie, status, rekening of periode en kies de kolommen die je nodig hebt.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Buchungen
Nieuwe boeking aanmaken
Leg inkomsten of een uitgave vast met rekening, bedrag, datum en omschrijving. Bonnen voeg je meteen toe, Theatilo kan gegevens uit de bon uitlezen.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Neue Buchung
Boeking openen, bewerken of annuleren
Open een boeking, vul in de eerste 24 uur gegevens aan, markeer haar als afgestemd of annuleer haar met een reden. Verwijderen is niet mogelijk.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Buchungen > Buchung
Bewijsstuk bij boeking uploaden
Voeg facturen, kwitanties en kassabonnen als PDF, JPG of PNG toe aan een boeking, meteen bij het aanmaken of later. Maximaal 10 MB per bestand.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Buchungen > Buchung > Belege
Bewijsstukherkenning (OCR en e-factuur)
Upload bij het aanmaken van een boeking een bon. Theatilo leest e-facturen en gescande bonnen uit en vult bedrag, datum en andere velden vooraf in.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Neue Buchung > Beleg
Bankboekingen afstemmen (Bankafstemming)
Onder Bankafstemming bevestig je transacties die Theatilo bij de bank heeft opgehaald, voeg je ze samen met eigen boekingen of wijs je dubbele af.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Bank-Abgleich
Bank-Buchungen abgleichen (Bank-Abgleich)
Giftverklaring aanmaken
Maak bij een giftboeking een donatiekwitantie volgens § 10b EStG als pdf. Naam en adres van de donateur neemt Theatilo over uit de boeking.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Buchungen > Buchung > Zuwendungsbestätigung
Donatie-instellingen
Vul de naam van de vereniging, adres, belastingnummer, belastingkantoor en vrijstellingsbeschikking in. Theatilo neemt ze over in elke donatiekwitantie.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Einstellungen > Spendenbescheinigungen
Facturen — overzicht
Onder Facturen stelt je koor eigen facturen op, bijvoorbeeld aan organisatoren of sponsors: met sjablonen, doorlopend nummer en e-factuur.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Rechnungen
Factuur aanmaken
Maak een factuur met ontvanger, posten en sjabloon aan. Rechts zie je het live voorbeeld. Sla op als concept of finaliseer meteen.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Rechnungen > Neue Rechnung
Factuur openen en pdf bekijken
De factuurpagina toont de opgeslagen pdf of het voorbeeld van het concept, plus status, gegevens, posten, totalen en de gekoppelde boekingen.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Rechnungen > Rechnung
Factuurconcept bewerken
Zolang een factuur een concept is, wijzig je ontvanger, posten, teksten en sjabloon in de editor. Definitieve facturen toont de editor alleen nog ter inzage.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Rechnungen > Rechnung > Bearbeiten
Factuurconcept verwijderen
Concepten die je niet meer nodig hebt, verwijder je definitief. Definitieve facturen kun je niet verwijderen, die worden met een creditnota gestorneerd.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Rechnungen > Rechnung > ··· > Entwurf löschen
Factuur finaliseren
Bij het finaliseren krijgt de factuur haar nummer, de pdf en eventueel de e-factuur worden aangemaakt en opgeslagen. Daarna kun je haar niet meer wijzigen.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Rechnungen > Rechnung > Finalisieren
Factuur annuleren (creditnota)
Een definitieve factuur storneer je met een creditnota voor het volledige bedrag. De creditnota krijgt een eigen nummer, de originele factuur blijft bewaard.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Rechnungen > Rechnung > ··· > Stornieren
Factuursjablonen beheren
Sjablonen bepalen uiterlijk, logo en teksten van je facturen. Elke taal kan een standaardsjabloon hebben dat bij nieuwe facturen wordt voorgesteld.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Einstellungen > Rechnungen > Vorlagen
Nummerreeks voor facturen
Leg vast hoe factuurnummers eruitzien en wanneer de teller opnieuw begint. Theatilo toont je het volgende nummer voordat je opslaat.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Einstellungen > Rechnungen > Nummernkreis
Verkopergegevens en belastingmodus
Vul belastingmodus, valuta, betalingstermijn, e-factuurformaat, verenigingsgegevens, bankgegevens en voettekst in. Theatilo gebruikt ze voor elke nieuwe factuur.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Einstellungen > Rechnungen > Steuer & Verkäufer
Berichte & Compliance
Analyses en overzichten
Via Exporteren maak je transactielijst, jaarverslag, vermogensoverzicht, kascontrolerapport, Anlage EÜR en DATEV-export voor een periode.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Exportieren
Export voor belastingadviseur en controleurs
Voor belastingadviseur, kascontrole of belastingdienst exporteer je DATEV-bestand, transactielijst, Anlage EÜR en auditlog via Exporteren in het kasboek.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Exportieren
Periodeafsluiting / jaarafsluiting
Sluit een periode zoals een boekjaar af. Daarna kun je boekingen daarin niet meer wijzigen of storneren. De afsluiting is definitief.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Einstellungen > GoBD-Abschluss
Compliance en auditlog
Het auditlog legt vast wie wanneer boekingen en bonnen heeft aangemaakt, gewijzigd of geannuleerd, met oude en nieuwe waarden. Je kunt het als CSV exporteren.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Einstellungen > Audit-Logs
Boekingen importeren uit CSV
Neem boekingen over uit een CSV- of Excel-bestand, bijvoorbeeld uit een oud kasboek. Je wijst de kolommen toe en ziet voor het importeren een voorbeeld.
Chöre > Chor > Kassenbuch > Einstellungen > Buchungen importieren