Afspraken

Overzicht evenementen

Alle komende evenementen van je koor als lijst of maandkalender. Met filter op type, ‘Alleen zonder reactie’ en zoeken op titel of locatie.

Evenement aanmaken

Maak repetities, concerten en andere evenementen voor je koor aan, los of als reeks. Wie het evenement ziet, kan desgewenst een bericht krijgen.

Evenement bewerken

Wijzig datum, tijd, locatie, beschrijving, termijnen of zichtbaarheid van een evenement. Desgewenst krijgt iedereen een bericht met de wijzigingen.

Evenement verwijderen

Verwijder een evenement definitief. Bij toekomstige evenementen krijgen de leden een bericht. Aan- en afmeldingen, reacties en taken gaan verloren.

Terminserie erstellen

Evenement dupliceren

Maak een kopie van een evenement met bladmuziek, bestanden, herinneringen en taken. Handig voor vergelijkbare repetities of een tweede concert.

Detailweergave van een evenement

Alle informatie over een evenement op één pagina: tijd, locatie, beschrijving, je reactie, deelnemers, bladmuziek, taken, bestanden, reacties en tickets.

AI-programmavoorstel

Laat de AI passende stukken voor een evenement voorstellen. Ze houdt rekening met gelegenheid, lengte, moeilijkheid en de bladmuziek van je koor.

Aan- of afmelden voor een evenement (RSVP)

Zeg toe, meld je af of antwoord met Misschien, direct in de lijst of in het evenement. Afhankelijk van je koor met reden, tot de termijn of het begin.

Deelnemerslijst bekijken

Zie wie voor een evenement heeft toegezegd, misschien heeft gezegd, zich heeft afgemeld of nog niet heeft gereageerd. Gegroepeerd per stem, met aantallen.

Aanwezigheid achteraf bewerken

Leg na een repetitie of optreden vast wie aanwezig, verontschuldigd of afwezig was. De gegevens tellen mee in de aanwezigheidsanalyse van het koor.

Aanwezigheidsgeschiedenis van een lid

Bekijk wie een reactie wanneer en hoe heeft gewijzigd, en hoe vaak een lid aan evenementen heeft deelgenomen of zich heeft afgemeld.

Gasten uitnodigen voor een evenement

Nodig mensen van buiten het koor uit voor een evenement, zoals invallers of solisten. Contacten uit het adresboek antwoorden zonder account via een link.

Herinneringen naar deelnemers sturen

Herinner iedereen zonder antwoord of iedereen die toezegde aan een evenement, handmatig of automatisch op vaste tijdstippen. Via e-mail en pushbericht.

Extra velden bij evenementen (custom fields)

Maak eigen velden aan voor de evenementen van je koor, zoals dresscode, verzamelplek of contactpersoon, en vul ze per evenement in. Iedereen ziet de waarden.

Reageren op een evenement

Stel vragen en regel praktische zaken direct bij het evenement. Met @-vermeldingen spreek je gericht één persoon, iedereen of alle aanwezigen aan.

Reactie bij evenement verwijderen

Verwijder een reactie bij een evenement. Je eigen reacties kun je altijd verwijderen, die van anderen alleen met het recht om evenementen te verwijderen.

Reacties bij evenement bekijken

Lees alle reacties bij een evenement: vragen, antwoorden en afspraken rond repetitie, optreden of concert, van boven naar beneden op volgorde van tijd.

Reacties abonneren of opzeggen

Krijg een melding bij nieuwe reacties op een evenement, of zeg het abonnement weer op als de discussie je niet meer interesseert.

Bladmuziek aan evenement toevoegen

Koppel stukken uit de bladmuziekbibliotheek aan een evenement. Leden zien het programma direct bij het evenement en openen de bladmuziek met één klik.

Bladmuziek bij evenement bekijken, sorteren, verwijderen

Bekijk het programma van een evenement, open de bladmuziek, zet de stukken in de juiste volgorde of verwijder ze. Met de totale duur van het programma.

Bladmuziek uit ander evenement importeren

Neem het bladmuziekprogramma van een ander evenement met één klik over, als vervanging of toegevoegd. Handig voor generale repetities en vaste programma’s.

Bestanden bij evenement uploaden en koppelen

Upload bestanden direct bij een evenement of koppel ze vanuit de bestandsopslag van het koor. Zo heeft iedereen routebeschrijving, draaiboek of programmaboekje.

Bestanden bij evenement downloaden

Open of download de bestanden van een evenement, zoals routebeschrijving, programmaboekje of draaiboek. Op het web en in de app in het tabblad ‘Bestanden’.

Taken bij een evenement beheren

Verdeel taken rond een evenement, zoals stoelen klaarzetten of drankjes regelen. Met toewijzing, deadline, herinneringen en zelf inschrijven.

Ticketverkoop voor evenement activeren

Verkoop tickets voor je concert direct via Theatilo: openbare verkooppagina, tickets als pdf met QR-code per e-mail en uitbetaling aan jullie koor.

Ticketcategorieën instellen

Maak prijscategorieën aan met prijs, contingent en kortingstarieven, zoals normaal tarief en korting voor scholieren. Per categorie regel je de online verkoop.

Ticket ontwerpen

Ontwerp je tickets: papierformaat, eigen afbeeldingen, tekstvelden en vaste elementen zoals QR-code, titel, datum en zitplaats, desgewenst met achterkant.

Ticketbestellingen beheren

Houd alle ticketbestellingen in de gaten: koper, aantal, bedrag en status. Annuleer bestellingen, download tickets als pdf en controleer tickets bij de ingang.

Ticketopbrengsten uitbetalen

De opbrengst van de ticketverkoop gaat 7 dagen na het evenement automatisch naar jullie koor. Je ziet omzet, kosten en uitbetaling en downloadt de creditnota.

Locaties beheren

Beheer de locaties van je koor met zaalplattegrond. Je hebt ze nodig voor tickets met zitplaats, waarbij kopers zelf hun plaats in de zaal kiezen.

Nieuwe locatie aanmaken (met zaalplattegrond)

Maak een locatie met zaalplattegrond aan: naam, prijscategorieën en stoelrijen, plus podium, gebieden en tafels. De basis voor tickets met zitplaats.

Locatie bewerken (zitplaatsen, gebieden, objecten)

Pas naam, prijscategorieën en zaalplattegrond van een locatie aan: rijen, gebieden, objecten, geblokkeerde stoelen. Rijen met verkochte plaatsen zijn beschermd.

Locatie dupliceren of verwijderen

Dupliceer de zaalplattegrond van een locatie als sjabloon of verwijder locaties die je niet meer nodig hebt. Locaties met ticketverkoop kun je niet verwijderen.

iCal-abonnement (evenementen in je eigen agenda)

Abonneer je op je Theatilo-evenementen in je eigen agenda, zoals Google, Apple of Outlook. Eén persoonlijke link voor al je koren, steeds bijgewerkt.