Gasten uitnodigen voor een evenement

Wat is dit?

Met Gast uitnodigen haal je mensen van buiten je koor erbij voor één evenement, zoals invallers, solisten of gastdirigenten. Gasten verschijnen in de deelnemerslijst in een eigen groep.

Zo nodig je gasten uit

1. Open het evenement en ga naar het tabblad Deelnemers.
2. Klik op ‘Gast uitnodigen’.
3. Zoek een contact in het adresboek of vul E-mail, Voornaam en Achternaam in.
4. Optioneel: wijs de gast een stem toe.
5. Klik op ‘Uitnodiging versturen’. De gast krijgt een e-mail.

De zoekfunctie in het adresboek zie je alleen met het recht Contacten bekijken.

Twee soorten gasten

Contact uit het adresboek: het contact krijgt een e-mail met een persoonlijke link en antwoordt daarmee zonder account met Aanwezig, Misschien of Afgemeld, desgewenst met een reden van afmelding. Het antwoord verschijnt meteen in de deelnemerslijst, waar de gast als ‘Contact’ is gemarkeerd. Van gedachten veranderen kan tot het begin van het evenement. Het contact heeft een e-mailadres nodig.

Uitnodiging via e-mailadres: bestaat er voor dat adres nog geen Theatilo-account, dan maakt Theatilo er een aan en stuurt de inloggegevens mee. Na het inloggen ziet de gast alleen dit evenement, met bladmuziek en geüploade bestanden, en antwoordt daar. In de lijst is hij als ‘Gast’ gemarkeerd.

Gasten beheren

Via het menu ··· naast een gast in de deelnemerslijst kun je:

• Uitnodiging opnieuw versturen, zolang de gast nog niet heeft geantwoord
• Gast verwijderen: hij krijgt dan geen berichten meer over dit evenement.

Rechten

Je hebt Evenementen aanmaken & bewerken nodig. Standaard hebben beheerders en moderators dat. Gasten uitnodigen kan alleen op het web.

Tips

• Schrijf in de beschrijving van het evenement wat er gezongen wordt en wat je mee moet nemen. Gasten kennen jullie gang van zaken vaak niet.
• Noem een contactpersoon, voor het geval de gast vragen heeft.