Gasten uitnodigen voor afspraak

Wat is dit?

Met Gasten uitnodigen kun je personen van buiten je ensemble voor een specifieke afspraak uitnodigen — invallers, gastdirigenten, solisten of familieleden die mee moeten zingen. Gasten verschijnen niet in de reguliere ledenstatistiek.

Zo nodig je gasten uit

1. Open de afspraak waarvoor je gasten wilt uitnodigen
2. Klik op "Gasten uitnodigen" in de sectie Deelnemers
3. Kies een contact uit het adresboek — of vul naam en e-mailadres in
4. Optioneel: stemgroep toewijzen
5. Verstuur de uitnodiging — de gast krijgt een e-mail met een link

Uitnodigen vanuit het adresboek

Houd je jullie contacten bij in het adresboek van het koor, dan kun je ze direct in het uitnodigingsvenster zoeken en selecteren. Het contact krijgt dan een e-mail met een persoonlijke link en kan daarmee zonder account toezeggen, afzeggen of met "Misschien" antwoorden — desgewenst met reden van afzegging. Het antwoord verschijnt meteen in de deelnemerslijst, waar contactgasten apart gemarkeerd zijn. Van gedachten veranderen kan tot het begin van de afspraak.

Nodig je in plaats daarvan uit per e-mailadres, dan wordt er voor de gast een toegang aangemaakt — daarmee kan die ook bladmuziek en afspraakdetails bekijken.

Wat gasten zien

Standaard alleen de hoogstnodige informatie:

• Datum, tijd, locatie
• Beschrijving van de afspraak
• Wie er is uitgenodigd (optioneel, kan worden verborgen)

Uitgebreide zichtbaarheid (per gast los instelbaar):

• Bladmuziek downloaden — als de gast voorbereid moet komen
• Reacties lezen — als er organisatorische onderwerpen worden besproken
• Bijlagen bij de afspraak — lessenaarplan, kleedkamerlijst enz.

Wat gasten kunnen doen

• Via link toe- of afzeggen — geen account nodig
• Opmerking bij hun antwoord zetten — bv. "kom 30 minuten later"
• Bladmuziek als pdf downloaden (mits toegestaan)
• De uitnodiging doorsturen — pas op, kan ongecontroleerd worden verspreid

Rechten

Je hebt Evenementen aanmaken & bewerken nodig om gasten uit te nodigen — hetzelfde recht als voor aanmaken of bewerken van afspraken.

Wanneer liever lid dan gast?

• Regelmatige deelname aan repetities — als lid uitnodigen
• Slechts één optreden — gast is voldoende
• Solist voor een stuk — als gast, eventueel later als lid
• Proefzanger om te snuffelen — als gast uitnodigen, later beslissen

Tips

• Duidelijke beschrijving in de uitnodiging: wat wordt gezongen, wat moet je meenemen
• Communiceer de dresscode — gasten weten vaak niet wat gebruikelijk is
• Noem een contactpersoon — iemand uit het koor voor het geval er vragen zijn
• Bij terugkerende gasten liever als lid met beperkte rechten opvoeren — bespaart werk per afspraak