Inviter des invités à un événement

De quoi s'agit-il ?

Avec Inviter des invités, tu peux convier à un événement précis des personnes extérieures à ton ensemble — renforts, chefs invités, solistes ou membres de la famille qui doivent chanter avec vous. Les invités n'apparaissent pas dans les statistiques régulières des membres.

Comment inviter des invités

1. Ouvre l'événement auquel tu veux inviter des invités
2. Clique sur « Inviter des invités » dans la section participants
3. Choisis un contact dans le carnet d'adresses — ou saisis le nom et l'adresse e-mail
4. Optionnel : attribue un pupitre
5. Envoie l'invitation — l'invité reçoit un e-mail avec un lien

Inviter depuis le carnet d'adresses

Si vous tenez vos contacts dans le carnet d'adresses du chœur, tu peux les rechercher et les sélectionner directement dans la fenêtre d'invitation. Le contact reçoit alors un e-mail avec un lien personnel qui lui permet de confirmer, décliner ou répondre « Peut-être » sans compte — avec, s'il le souhaite, un motif d'absence. La réponse apparaît immédiatement dans la liste des participants, où les invités issus du carnet d'adresses sont signalés comme tels. Il est possible de changer d'avis jusqu'au début de l'événement.

Si tu invites plutôt par adresse e-mail, un accès est créé pour l'invité — il peut alors aussi consulter les partitions et les détails de l'événement.

Ce que voient les invités

Par défaut, uniquement les informations essentielles :

• Date, heure, lieu
• Description de l'événement
• Qui est invité (optionnel, peut être masqué)

Visibilité étendue (réglable individuellement par invité) :

• Téléchargement des partitions — si l'invité doit arriver préparé
• Lecture des commentaires — pour clarifier les questions d'organisation
• Pièces jointes de l'événement — plan des pupitres, liste des vestiaires, etc.

Ce que peuvent faire les invités

• Confirmer ou décliner via le lien — sans compte
• Ajouter un commentaire à leur réponse — par exemple « j'arrive 30 minutes plus tard »
• Télécharger les partitions au format PDF (si autorisé)
• Transférer l'invitation — attention, cela peut diffuser de manière incontrôlée

Permission

Tu as besoin de Créer et modifier les événements pour inviter des invités — la même permission que pour créer ou modifier des événements.

Membre ou invité ?

• Participation régulière aux répétitions — inviter comme membre
• Une seule représentation — un statut d'invité suffit
• Soliste sur un morceau — comme invité, éventuellement comme membre la fois suivante
• Choriste à l'essai — comme invité, à décider plus tard

Conseils

• Description claire dans l'invitation : ce qui sera chanté, ce qu'il faut apporter
• Communique le code vestimentaire — les invités ne savent souvent pas ce qui est habituel
• Indique une personne de contact — un référent du chœur en cas de questions
• Pour les invités réguliers, crée plutôt un membre avec des droits limités — cela évite de répéter le travail à chaque événement