Gérer les tâches d'un événement
Répartis les tâches autour d'un événement, comme installer les chaises ou acheter les boissons. Avec attribution, échéance, rappels et auto-assignation.
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Autorisation requise : Tâches – Créer et modifier les tâches
De quoi s'agit-il ?
Avec les tâches, tu répartis ce qu'il y a à faire autour d'un événement et tu gardes une vue d'ensemble de ce qui est déjà fait.
Exemples
- Installer les chaises
- Récupérer la clé chez le concierge
- Organiser les boissons
- Apporter les pupitres à partitions
Créer une tâche
- Ouvre l'événement et passe à l'onglet Tâches.
- Clique sur « Créer une tâche » ou reprends un modèle via Importer depuis les favoris.
- Saisis un titre et, si tu veux, une description.
- Facultatif : fixe une échéance et attribue des personnes. Sans attribution, tout le monde peut accomplir la tâche.
- Facultatif : active Autoriser l'auto-assignation avec un nombre maximal de personnes, configure des rappels ou détermine à partir de quand la tâche apparaît sur la page d'accueil.
- Enregistre. Les personnes attribuées reçoivent un message.
Accomplir des tâches
- Marquer comme terminée : les personnes attribuées ou, pour les tâches sans attribution, tous ceux qui voient la tâche. Avec un commentaire si tu veux.
- Prendre la tâche : si l'auto-assignation est autorisée, les membres s'inscrivent eux-mêmes jusqu'à ce que toutes les places soient prises.
Les deux fonctionnent sur le web et dans l'app. La création, la modification et la suppression ne sont possibles que sur le web.
Autorisation
Créer, modifier et supprimer : Créer et modifier les tâches, par défaut les administrateurs et les modérateurs. Voir et accomplir : Voir les tâches, par défaut tous les membres.
Conseils
- Formule concrètement : « Apporter les pupitres à partitions » plutôt que « S'occuper des pupitres à partitions ».
- Attribue plutôt une personne précise que « quelqu'un ».
- Enregistre les tâches récurrentes comme favori : tu les crées alors pour le prochain événement en un clic.
Questions fréquentes
Qui voit les tâches ?▾
Toutes les personnes ayant le droit **Voir les tâches**, que tous les membres ont par défaut, ainsi que les invités. Les tâches ouvertes qui te sont attribuées ou que tu peux encore prendre par auto-assignation apparaissent aussi sur ta page d'accueil sous « Mes tâches ».
Les responsables reçoivent-ils un rappel ?▾
Seulement si tu configures des rappels pour la tâche. Pour cela, la tâche a besoin d'une échéance et de personnes attribuées. Les rappels vont aux personnes attribuées tant que la tâche est ouverte.
Puis-je réutiliser des tâches ?▾
Oui, via les favoris. En créant une tâche, coche « Enregistrer comme favori ». Plus tard, tu la reprends via « Importer depuis les favoris ». Les favoris sont personnels et ne valent que pour toi.
Puis-je rouvrir une tâche terminée ?▾
Non. Les tâches marquées comme terminées le restent.
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