Créer un événement

De quoi s'agit-il ?

Avec Créer un événement, tu crées un événement unique ou toute une série pour ton chœur. Les membres voient l'événement sur le web et dans l'app et peuvent accepter ou décliner.

Les types d'événement sont Répétition, Concert, Événement, Événement Interne, Organisation, Service de travail, Voyage et Événement externe. Pour chaque type, tu peux définir séparément dans les groupes de droits qui le voit.

Créer un événement

1. Ouvre Événements et clique en haut à droite sur Créer un événement. Dans l'app, touche + Événement en bas à droite.
2. Informations de base : choisis Événement unique ou Série d'événements (séries seulement sur le web), le chœur, si besoin Autres chœurs, puis Nom et Type. Sous Événement lié, tu peux relier une répétition au concert qu'elle prépare.
3. Quand et où : indique Heure de début et Heure de fin ou coche Toute la journée. Le Lieu est un champ de texte libre, avec en option un Lien d'appel pour les événements en ligne. Si l'événement chevauche un autre, Theatilo affiche un avertissement.
4. Réponses (facultatif) : limiter le nombre de participants, inscrire automatiquement tout le monde comme participant, fixer une date limite de réponse et programmer des rappels automatiques pour tous ceux qui n'ont pas répondu.
5. Description (facultatif) : Description interne pour les membres, Description du site web pour le site public du chœur et, avec le droit, une Note confidentielle réservée aux responsables.
6. Champs personnalisés (facultatif) : remplir les champs propres à ton chœur.
7. Visibilité : par défaut, tous les membres du chœur voient l'événement. Si besoin, tu la restreins.
8. Notifier : décide si toutes les personnes qui peuvent voir l'événement reçoivent une notification à l'enregistrement.
9. Clique sur Créer un événement ou Créer la série.

Les champs obligatoires sont le chœur, le nom, le type, le début et la fin.

Date limite de réponse en délai

Tu choisis la date limite de réponse sous forme de délai, par exemple « 1 jour avant ». Theatilo la calcule pour chaque événement séparément, y compris pour les séries et les événements copiés. Pour un événement unique, une date fixe est aussi possible. Avec une deuxième date limite, tu laisses plus de temps aux membres qui n'ont pas encore répondu du tout.

Événement pour plusieurs chœurs

• Tu ne peux choisir que des chœurs dans lesquels tu as toi-même le droit de modifier les événements.
• Tous les participants voient le même événement, avec toutes les réponses, tous les commentaires, toutes les tâches et partitions.
• Qui chante dans plusieurs des chœurs concernés ne voit quand même l'événement qu'une seule fois, y compris dans l'abonnement au calendrier.
• Une visibilité restreinte n'est pas possible, car les pupitres, fonctions, groupes de droits et groupes de chat n'existent qu'au sein d'un seul chœur.
• Le choix des chœurs ne peut plus être modifié ensuite. Si tu as besoin d'une autre combinaison, crée l'événement à nouveau.

Autorisation

Tu as besoin de Créer et modifier les événements. Par défaut, les administrateurs et les modérateurs l'ont. Tu ajustes les droits sous Ensembles > Chœur > Paramètres du chœur > Groupes de droits.

Conseils

• Planifie les répétitions en série : tu crées ainsi tout un semestre en une seule étape.
• Ajoute les partitions juste après la création, pour que chacun puisse se préparer.
• Fixe la date limite sous forme de délai : elle reste juste même après un déplacement ou une copie.