Skapa evenemang

Vad är detta?

Med Skapa evenemang lägger du in ett enskilt evenemang eller en hel serie för din kör. Medlemmarna ser evenemanget på webben och i appen och kan tacka ja eller nej.

Evenemangstyperna är Repetition, Konsert, Evenemang, Internt Evenemang, Organisation, Arbetspass, Resa och Externt evenemang. För varje typ kan du i behörighetsgrupperna ange separat vem som ser den.

Så skapar du ett evenemang

1. Öppna Evenemang och klicka uppe till höger på Lägg till händelse. I appen trycker du nere till höger på + Evenemang.
2. Grunduppgifter: välj Enskilt Evenemang eller Evenemangserie (serier bara på webben), kören, vid behov Fler körer, sedan Namn och Typ. En repetition kan du under Länkat Evenemang koppla till den konsert som repetitionen gäller.
3. När och var: fyll i Starttid och Sluttid eller bocka för Heldag. Plats är ett fritextfält, och du kan dessutom lägga till en Möteslänk för evenemang online. Krockar evenemanget med ett annat visar Theatilo en varning.
4. Svar (valfritt): begränsa antalet deltagare, registrera alla automatiskt som ja, sätta en svarsfrist och planera automatiska påminnelser till alla utan svar.
5. Beskrivning (valfritt): Intern Beskrivning för medlemmar, Webbplatsbeskrivning för körens offentliga webbplats och, med rätt behörighet, en Konfidentiell anteckning bara för körledningen.
6. Anpassade fält (valfritt): fyll i körens egna fält.
7. Synlighet: som standard ser alla medlemmar i kören evenemanget. Vid behov begränsar du synligheten.
8. Avisera: bestäm om alla som får se evenemanget ska få en avisering när du sparar.
9. Klicka på Lägg till händelse eller Skapa serie.

Obligatoriska fält är kör, namn, typ, starttid och sluttid.

Svarsfrist som framförhållning

Svarsfristen väljer du som framförhållning, till exempel ”1 dag före”. Theatilo räknar ut den för varje evenemang för sig, även för serier och kopierade evenemang. För ett enskilt evenemang går det dessutom att välja en fast tidpunkt. Med en andra frist ger du medlemmar som inte har svarat alls mer tid.

Evenemang för flera körer

• Du kan bara välja körer där du själv får redigera evenemang.
• Alla inblandade ser samma evenemang, med alla ja-svar, kommentarer, uppgifter och noter.
• Den som sjunger i flera av körerna ser ändå evenemanget bara en gång, även i kalenderprenumerationen.
• Begränsad synlighet är inte möjlig, eftersom stämmor, funktioner, behörighetsgrupper och chattgrupper bara finns inom en kör.
• Valet av körer kan inte ändras i efterhand. Behöver du en annan sammansättning skapar du evenemanget på nytt.

Behörighet

Du behöver Skapa & redigera evenemang. Som standard har administratörer och moderatorer det. Behörigheterna ändrar du under Ensembler > Kör > Körinställningar > Behörighetsgrupper.

Tips

• Planera repetitioner som serie, så lägger du in ett helt halvår i ett steg.
• Lägg till noterna direkt efter att du skapat evenemanget, så att alla kan förbereda sig.
• Sätt fristen som framförhållning, så stämmer den även efter att evenemanget flyttats eller kopierats.