Termin erstellen

Lege Proben, Konzerte und andere Termine für deinen Chor an, einzeln oder als Serie. Auf Wunsch bekommen alle, die den Termin sehen, eine Nachricht.

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Berechtigung nötig: Termine – Termine erstellen & bearbeiten

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Was ist das?

Mit Termin erstellen legst du einen einzelnen Termin oder eine ganze Serie für deinen Chor an. Mitglieder sehen den Termin im Web und in der App und können zu- oder absagen.

Die Termintypen sind Probe, Konzert, Veranstaltung, Interne Veranstaltung, Organisation, Arbeitsdienst, Reise und Externe Veranstaltung. Für jeden Typ lässt sich in den Rechtegruppen einzeln festlegen, wer ihn sieht.

So legst du einen Termin an

Öffne Termine und klicke oben rechts auf Termin anlegen. In der App tippst du unten rechts auf + Termin.
Grunddaten: Wähle Einzeltermin oder Serientermin (Serien nur im Web), den Chor, bei Bedarf Weitere Chöre, dann Name und Typ. Eine Probe kannst du unter Verknüpftes Event mit dem Konzert verbinden, für das geprobt wird.
Wann und wo: Trage Beginn und Ende ein oder hake Ganztägig an. Der Ort ist ein freies Textfeld, dazu kommt optional ein Call-Link für Online-Termine. Überschneidet sich der Termin mit einem anderen, zeigt Theatilo einen Hinweis.
Rückmeldung (optional): Teilnehmerzahl begrenzen, alle automatisch als zugesagt eintragen, eine Rückmeldefrist setzen und automatische Erinnerungen an alle ohne Antwort planen.
Beschreibung (optional): Interne Beschreibung für Mitglieder, Webseiten-Beschreibung für die öffentliche Chor-Webseite und, mit Recht, eine Vertrauliche Notiz nur für die Leitung.
Benutzerdefinierte Felder (optional): eigene Felder des Chors ausfüllen.
Sichtbarkeit: Standardmäßig sehen alle Mitglieder des Chors den Termin. Bei Bedarf schränkst du sie ein.
Benachrichtigen: Entscheide, ob beim Speichern alle, die den Termin sehen dürfen, eine Benachrichtigung bekommen.
Klicke auf Termin anlegen bzw. Serie anlegen.

Pflichtfelder sind Chor, Name, Typ, Beginn und Ende.

Rückmeldefrist als Vorlaufzeit

Die Rückmeldefrist wählst du als Vorlaufzeit, etwa „1 Tag vorher“. Theatilo rechnet sie für jeden Termin einzeln aus, auch bei Serien und kopierten Terminen. Beim Einzeltermin ist zusätzlich ein fester Zeitpunkt möglich. Mit einer zweiten Frist gibst du Mitgliedern, die noch gar nicht geantwortet haben, länger Zeit.

Termin für mehrere Chöre

Auswählen kannst du nur Chöre, in denen du selbst Termine bearbeiten darfst.
Alle Beteiligten sehen denselben Termin, mit allen Zusagen, Kommentaren, Aufgaben und Noten.
Wer in mehreren beteiligten Chören singt, sieht den Termin trotzdem nur einmal, auch im Kalender-Abo.
Eine eingeschränkte Sichtbarkeit ist nicht möglich, denn Stimmen, Funktionen, Rechtegruppen und Chatgruppen gibt es nur innerhalb eines Chors.
Die Auswahl der Chöre lässt sich später nicht mehr ändern. Brauchst du eine andere Zusammenstellung, lege den Termin neu an.

Berechtigung

Du brauchst Termine erstellen & bearbeiten. Standardmäßig haben das Administratoren und Moderatoren. Die Rechte passt du unter Chöre > Chor > Chor-Einstellungen > Rechtegruppen an.

Tipps

Plane Proben als Serie, dann legst du ein ganzes Halbjahr in einem Schritt an.
Hänge die Noten gleich nach dem Anlegen an, damit sich alle vorbereiten können.
Setze die Frist als Vorlaufzeit, dann passt sie auch nach dem Verschieben oder Kopieren noch.

Häufige Fragen

Bekommen die Mitglieder eine Benachrichtigung?▾

Nur, wenn du „Benachrichtigung an alle Mitglieder senden“ anhakst und der Termin in der Zukunft liegt. Dann bekommen alle, die den Termin sehen dürfen, eine E-Mail und eine Push-Nachricht, je nach ihren eigenen Einstellungen. Theatilo sammelt dazu die Änderungen der letzten Minuten und verschickt sie gebündelt, damit mehrere Termine nicht zu vielen Einzelnachrichten führen.

Kann ich einen Termin nur für bestimmte Stimmen anlegen?▾

Ja. Schalte unter „Sichtbarkeit“ die Option „Sichtbarkeit einschränken“ ein und wähle Stimmen, Rechtegruppen, Funktionen oder Chatgruppen. Den Termin sehen dann nur Mitglieder, die zu mindestens einer der gewählten Gruppen gehören.

Wie erstelle ich eine Probenreihe (Serientermin)?▾

Wähle im Web unter „Terminart“ die Option „Serientermin“. Dann legst du Wiederholung (täglich, wöchentlich oder monatlich), Intervall, bei wöchentlich die Wochentage sowie Start- und Enddatum fest. In der Vorschau kannst du einzelne Termine auslassen. Eine Serie umfasst höchstens 100 Termine. In der App lassen sich keine Serien anlegen.

Kann ich Noten direkt mit dem Termin verknüpfen?▾

Nicht im Formular. Nach dem Speichern öffnest du den Termin und fügst im Tab „Noten“ Stücke aus der Notenbibliothek hinzu.

Kann ein Termin für mehrere Chöre gelten?▾

Ja. Unter „Weitere Chöre“ wählst du die Chöre aus, für die der Termin ebenfalls gelten soll. Auswählen kannst du nur Chöre, in denen du Termine bearbeiten darfst. Alle Beteiligten sehen denselben Termin mit allen Zusagen, Kommentaren, Aufgaben und Noten. Eine eingeschränkte Sichtbarkeit ist dann nicht möglich.