Creare un evento

Cos'è?

Con Crea evento crei un singolo evento o un'intera serie per il tuo coro. I membri vedono l'evento sul web e nell'app e possono confermare o rifiutare.

I tipi di evento sono Prova, Concerto, Evento, Evento interno, Organizzazione, Servizio di lavoro, Viaggio ed Evento esterno. Per ogni tipo puoi stabilire separatamente nei gruppi di permessi chi lo vede.

Come creare un evento

1. Apri Eventi e clicca in alto a destra su Crea evento. Nell'app tocchi in basso a destra + Evento.
2. Dati di base: scegli Evento singolo o Evento ricorrente (serie solo sul web), il coro, se serve Altri cori, poi Nome e Tipo. Una prova puoi collegarla in Evento collegato al concerto per cui si prova.
3. Quando e dove: inserisci Inizio e Fine o spunta Tutto il giorno. Il Luogo è un campo di testo libero; in più puoi aggiungere un Link riunione per gli eventi online. Se l'evento si sovrappone a un altro, Theatilo mostra un avviso.
4. Risposte (facoltativo): limitare il numero di partecipanti, segnare tutti automaticamente come confermati, fissare una scadenza per le risposte e programmare promemoria automatici per tutti quelli senza risposta.
5. Descrizione (facoltativo): Descrizione interna per i membri, Descrizione sito web per il sito pubblico del coro e, con autorizzazione, una Nota riservata solo per la direzione.
6. Campi personalizzati (facoltativo): compilare i campi propri del coro.
7. Visibilità: di default tutti i membri del coro vedono l'evento. Se serve la limiti.
8. Notifica: decidi se al salvataggio tutti quelli che possono vedere l'evento ricevono una notifica.
9. Clicca su Crea evento o Crea serie.

I campi obbligatori sono coro, nome, tipo, inizio e fine.

Scadenza per le risposte come preavviso

La scadenza per le risposte la scegli come preavviso, ad esempio «1 giorno prima». Theatilo la calcola per ogni evento singolarmente, anche nelle serie e negli eventi copiati. Nell'evento singolo è possibile anche una data fissa. Con una seconda scadenza dai più tempo ai membri che non hanno ancora risposto affatto.

Evento per più cori

• Puoi scegliere solo cori in cui tu stesso puoi modificare gli eventi.
• Tutti i coinvolti vedono lo stesso evento, con tutte le conferme, i commenti, i compiti e gli spartiti.
• Chi canta in più cori coinvolti vede comunque l'evento una sola volta, anche nell'iscrizione al calendario.
• Non è possibile limitare la visibilità, perché voci, funzioni, gruppi di permessi e gruppi chat esistono solo all'interno di un coro.
• La scelta dei cori non si può più cambiare dopo. Se ti serve un'altra combinazione, crea di nuovo l'evento.

Autorizzazione

Ti serve Creare e modificare eventi. Di default ce l'hanno amministratori e moderatori. Le autorizzazioni le adatti in Cori > Coro > Impostazioni del coro > Gruppi di permessi.

Consigli

• Pianifica le prove come serie, così crei un intero semestre in un solo passaggio.
• Aggiungi gli spartiti subito dopo la creazione, così tutti possono prepararsi.
• Imposta la scadenza come preavviso, così resta corretta anche dopo aver spostato o copiato l'evento.