Invita ospiti a un evento

Cos'è?

Con Invita ospiti puoi invitare a un evento concreto persone esterne al tuo ensemble — sostituti, direttori ospiti, solisti o familiari che devono cantare. Gli ospiti non compaiono nelle statistiche regolari dei membri.

Come invitare gli ospiti

1. Apri l'evento a cui vuoi invitare ospiti
2. Clicca su "Invita ospiti" nell'area Partecipanti
3. Scegli un contatto dalla rubrica — o inserisci nome e indirizzo email
4. Opzionale: assegna una sezione vocale
5. Invia l'invito — l'ospite riceve un'email con un link

Invitare dalla rubrica

Se tenete i vostri contatti nella rubrica del coro, puoi cercarli e selezionarli direttamente nella finestra di invito. Il contatto riceve quindi un'email con un link personale e può usarlo per confermare, disdire o rispondere con "Forse" senza account — se lo desidera, con il motivo della disdetta. La risposta compare subito nell'elenco partecipanti, dove gli ospiti dalla rubrica sono contrassegnati come tali. Cambiare idea è possibile fino all'inizio dell'evento.

Se invece inviti tramite indirizzo email, per l'ospite viene creato un accesso — con cui può anche consultare spartiti e dettagli dell'evento.

Cosa vedono gli ospiti

Per impostazione predefinita solo le informazioni necessarie:

• Data, ora, luogo
• Descrizione dell'evento
• Chi è invitato (opzionale, può essere nascosto)

Visibilità estesa (impostabile per ogni ospite):

• Scaricare gli spartiti — se l'ospite deve venire preparato
• Leggere i commenti — quando si chiariscono temi organizzativi
• Allegati dell'evento — disposizione leggii, lista guardaroba ecc.

Cosa possono fare gli ospiti

• Confermare o disdire tramite il link — non serve account
• Aggiungere un commento alla risposta — es. "arrivo 30 minuti dopo"
• Scaricare gli spartiti come PDF (se permesso)
• Inoltrare l'invito — attenzione, può diffondersi senza controllo

Autorizzazione

Per invitare ospiti ti serve Creare e modificare eventi — la stessa autorizzazione per creare o modificare eventi.

Quando meglio membro invece di ospite?

• Partecipazione regolare alle prove — invita come membro
• Solo un'esibizione — basta come ospite
• Solista per un brano — come ospite, eventualmente come membro la prossima volta
• Cantante in prova per provare — invita come ospite, decidi più tardi

Consigli

• Descrizione chiara nell'invito: cosa si canta, cosa portare
• Comunica il dress code — gli ospiti spesso non sanno cosa è abituale
• Indica una persona di contatto — un riferimento dal coro per eventuali domande
• Per ospiti ricorrenti meglio inserirli come membri con diritti limitati — risparmia lavoro per ogni evento