Evenement aanmaken

Wat is dit?

Met Evenement aanmaken maak je één evenement of een hele reeks voor je koor aan. Leden zien het evenement op het web en in de app en kunnen toe- of afzeggen.

De soorten evenementen zijn Repetitie, Concert, Evenement, Intern Evenement, Organisatie, Werkdienst, Reis en Extern evenement. Per soort kun je in de rechtengroepen apart vastleggen wie het ziet.

Zo maak je een evenement aan

1. Open Evenementen en klik rechtsboven op Afspraak toevoegen. In de app tik je rechtsonder op + Evenement.
2. Basisgegevens: kies Enkel evenement of Evenementenserie (reeksen alleen op het web), het koor, zo nodig Extra koren, daarna Naam en Type. Een repetitie kun je onder Gekoppeld evenement verbinden met het concert waarvoor gerepeteerd wordt.
3. Wanneer en waar: vul Starttijd en Eindtijd in of vink Hele dag aan. De Locatie is een vrij tekstveld, daarnaast kun je een Call-link voor online evenementen toevoegen. Overlapt het evenement met een ander, dan toont Theatilo een melding.
4. Reacties (optioneel): het aantal deelnemers beperken, iedereen automatisch als toegezegd invoeren, een reactietermijn instellen en automatische herinneringen plannen voor iedereen zonder antwoord.
5. Beschrijving (optioneel): Interne beschrijving voor leden, Website beschrijving voor de openbare koorwebsite en, met het juiste recht, een Vertrouwelijke notitie alleen voor de koorleiding.
6. Aangepaste velden (optioneel): eigen velden van het koor invullen.
7. Zichtbaarheid: standaard zien alle leden van het koor het evenement. Zo nodig beperk je de zichtbaarheid.
8. Melden: bepaal of iedereen die het evenement mag zien bij het opslaan een melding krijgt.
9. Klik op Afspraak toevoegen of Reeks aanmaken.

Verplichte velden zijn koor, naam, type, starttijd en eindtijd.

Reactietermijn als voorlooptijd

De reactietermijn kies je als voorlooptijd, bijvoorbeeld ‘1 dag van tevoren’. Theatilo rekent die voor elk evenement apart uit, ook bij reeksen en gekopieerde evenementen. Bij een enkel evenement is daarnaast een vast tijdstip mogelijk. Met een tweede termijn geef je leden die nog helemaal niet hebben gereageerd meer tijd.

Evenement voor meerdere koren

• Je kunt alleen koren kiezen waarin je zelf evenementen mag bewerken.
• Alle betrokkenen zien hetzelfde evenement, met alle toezeggingen, reacties, taken en bladmuziek.
• Wie in meerdere betrokken koren zingt, ziet het evenement toch maar één keer, ook in het agenda-abonnement.
• Een beperkte zichtbaarheid is niet mogelijk, want stemmen, functies, rechtengroepen en chatgroepen bestaan alleen binnen één koor.
• De keuze van de koren kun je later niet meer wijzigen. Heb je een andere samenstelling nodig, maak het evenement dan opnieuw aan.

Rechten

Je hebt Evenementen aanmaken & bewerken nodig. Standaard hebben beheerders en moderators dat. De rechten pas je aan onder Ensembles > Koor > Koorinstellingen > Rechtengroepen.

Tips

• Plan repetities als reeks, dan maak je een heel halfjaar in één stap aan.
• Voeg de bladmuziek direct na het aanmaken toe, zodat iedereen zich kan voorbereiden.
• Stel de termijn in als voorlooptijd, dan klopt die ook na verplaatsen of kopiëren nog.