Koren & ensembles

Lijst van koren (al je koren)

Bekijk alle koren waarvan je lid bent, met je rol, het aantal leden en de abonnementsstatus. Van hieruit open je de leden of de koorinstellingen.

Nieuw koor aanmaken

Maak je koor aan in Theatilo: naam, type, kleur en adres invullen, klaar. Daarna leidt de installatie-assistent je door bankgegevens, stemmen en functies.

Basisgegevens van het koor bewerken

Pas naam, adres, tijdzone, beschrijving, kleur, logo, bankgegevens en basisinstellingen van je koor aan. Na het opslaan gelden ze voor iedereen.

Koor verwijderen

Verwijder je koor met alle gegevens definitief uit Theatilo als het niet meer nodig is. Dat kunnen alleen beheerders, en het is niet terug te draaien.

Installatie-assistent (koor inrichten)

De installatie-assistent leidt je na het aanmaken door basisinstellingen, bankgegevens, stemgroepen, ensemblefuncties en rekeningschema van je koor.

Koor in één oogopslag (paneel ‘Ensembles’)

Via ‘Ensembles’ in de zijbalk bereik je alles wat bij je koor hoort: leden, contacten, kasboek en koorinstellingen, afhankelijk van je rechten.

Koor aan een koorbond koppelen

Koppel je koor aan een koorbond. Bij beheerde bonden dien je een lidmaatschapsverzoek in; de bond bevestigt het en ziet daarna alleen totaalcijfers.

Verwijzingscode (koren aanbevelen)

Beveel Theatilo aan andere koren aan met je verwijzingscode of -link. Neemt een aangebracht koor een abonnement, dan krijgt je koor 50 % van de eerste betaling.

Ledenlijst bekijken

Bekijk alle leden van je koor in een tabel met stem en ensemblefunctie. Zoek, filter en sorteer de lijst en open afzonderlijke leden in het zijpaneel.

Leden filteren (stem, ensemblefunctie, eigen velden)

Vind gericht leden: filter op stem, rechtengroep, ensemblefunctie, verjaardagsmaand, toetredingsdatum en eigen velden, ook in combinatie met zoeken.

Lid direct toevoegen

Maak een nieuw lid direct in je koor aan. Actieve leden krijgen hun inloggegevens per e-mail, passieve leden hebben geen e-mailadres nodig.

Uitnodigingslink maken & delen

Maak een uitnodigingslink waarmee nieuwe leden zelf lid worden van je koor. Als je wilt, keur je elke aanmelding eerst goed voordat iemand toegang krijgt.

Leden importeren via CSV/Excel

Importeer complete ledenlijsten uit CSV- of Excel-bestanden. Ideaal bij de overstap van een andere oplossing of als je al een ledenlijst van de vereniging hebt.

Ontbrekende afspraken toevoegen

Voeg een lid achteraf toe aan komende afspraken waar het ontbreekt, bijvoorbeeld na toetreding. Het lid krijgt die afspraken met de reactie ‘In afwachting’ of direct ‘Toegezegd’.

Lid bewerken (basisgegevens, stem, rol)

Wijzig naam, contact, stem, rechtengroep, status en eigen velden van een lid in het zijpaneel van de ledenlijst. Wijzigingen gelden na het opslaan.

Ledenprofiel bekijken

Open een lid uit de ledenlijst en bekijk basisgegevens, ensemblefuncties, zangloopbaan, aanwezigheid bij afspraken en opgeslagen bestanden.

Lid verwijderen

Verwijder een lid definitief uit je koor en wis zijn ledengegevens. Moet het lidmaatschap alleen rusten, zet het lid dan in plaats daarvan op passief.

Lid tussen koren kopiëren of verplaatsen

Neem een lid over van het kinderkoor naar het hoofdkoor of tussen verwante koren. Adres, IBAN en basisgegevens gaan mee, de stem wordt gekoppeld.

Nieuwe leden goedkeuren (aanmeldingen)

Keur nieuwe leden goed die via de uitnodigingslink zijn aangemeld. Zo beslis jij wie toegang tot je koor krijgt, voordat het echt begint.

Zangloopbaan bijhouden (vorige koren)

Vul de vorige koren van een lid met periode in. Theatilo berekent daaruit het totaal aantal zangjaren, de basis voor de lidmaatschapsjubilea.

Verjaardagen exporteren

Download de verjaardagslijst van je koor voor een jaar als Excel, CSV of PDF, met leeftijd, ronde verjaardagen en contactgegevens voor felicitaties.

Jubilea & trouwdagen exporteren

Exporteer lidmaatschapsjubilea en huwelijksjubilea van een jaar als Excel, CSV of PDF. De basis voor huldigingen en felicitaties in je koor.

Aanwezigheid exporteren

Download het aanwezigheidsrapport van een jaar als Excel, CSV of PDF: aanmeldingen, afmeldingen en open reacties per persoon, met deelnamepercentage.

Stemmen (sopraan, alt, ...) beheren

Leg vast welke stemmen er in je koor zijn: namen, afkortingen en volgorde. Stemmen bepalen de groepen in afspraken, bladmuziek en aanwezigheid.

Koorfuncties (dirigent, muziekbibliothecaris, ...)

Gebruik verenigingsfuncties zoals koordirigent, muziekbibliothecaris of penningmeester en maak eigen functies aan. Zo zie je wie welke taak in het koor heeft.

Eigen ledenvelden aanmaken

Maak eigen velden voor het ledenprofiel aan, zoals kledingmaat, sleutel of lidnummer. Ze verschijnen in het profiel, bij het importeren en als filter.

Rechtengroepen beheren

Maak rechtengroepen aan en bepaal wie in je koor wat mag doen: afspraken aanmaken, bladmuziek beheren, het kasboek bijhouden of leden bewerken.

Overzicht van rechten

Welke rechten zijn er in Theatilo, en hoe controleer je wat een rechtengroep mag? Een overzicht van alle onderdelen, van leden tot bestuur.

Bestanden van het koor

In Bestanden verzamelt je koor gedeelde documenten zoals statuten, notulen en contracten, geordend in mappen en met rechten per map.

Map aanmaken

Maak mappen en submappen aan in de bestanden van je koor en orden documenten, notulen en concertmateriaal, desgewenst met eigen rechten per map.

Bestanden uploaden

Upload documenten, pdf's, afbeeldingen en video's naar de bestanden van je koor, via de knop Uploaden of door ze met drag & drop in het venster te slepen.

Bestandsversies

Theatilo bewaart eerdere versies van de bestanden van je koor 7 dagen lang. Zo kun je een per ongeluk overschreven bestand terugzetten naar de vorige stand.

Prullenbak (bestanden en mappen herstellen)

Verwijderde bestanden en mappen van het koor blijven 7 dagen in de prullenbak. Daar herstel je ze of verwijder je ze definitief.

Openbare website van het koor activeren

Zet de openbare website van je koor online: met eigen adres, beschrijving, afspraken en nieuws. Als je wilt, ook onder jullie eigen domein.

Inhoud van de openbare website bewerken

Houd beschrijving, logo, themakleur, nieuws en de getoonde afspraken van je koorwebsite bij en sluit jullie afspraken in op jullie eigen homepage.

Eigen domein (bijv. www.mein-chor.de) koppelen

Koppel jullie eigen domein, zoals www.mein-chor.de, aan de Theatilo-website van je koor. Na de controle krijg je het SSL-certificaat er automatisch bij.

Abonnementsoverzicht

Bekijk de abonnementsstatus van je koor, sluit een abonnement af, neem de bankrekeningkoppeling af, beheer sub-ensembles en download facturen.

Tarief wisselen (maandelijks ↔ jaarlijks)

Stap over van het maand- naar het jaarabonnement, neem de bankrekeningkoppeling of een sub-ensemble af. De overstap naar het jaarabonnement regel je zelf.

Betaalmethode wijzigen

Leg de betaalmethode voor het Theatilo-abonnement van je koor vast of wijzig die in het betaalportaal van Stripe, bijvoorbeeld SEPA-incasso of kaart.

Facturen bekijken & downloaden

Facturen van je Theatilo-abonnement vind je in het betaalportaal van Stripe. Facturen voor betaling per factuur download je op de abonnementspagina als PDF.

Abonnement kündigen

Bankkoppeling activeren

Neem de bankrekeningkoppeling af en verbind de rekening van de vereniging met het kasboek. Transacties komen automatisch als voorstel in het kasboek.

Bankkoppeling opzeggen

Zeg de bankrekeningkoppeling op tegen het einde van de factureringsperiode. Bestaande boekingen blijven in het kasboek, alleen het automatisch ophalen stopt.