Leden via CSV/Excel importeren

Wat is dit?

Met de leden-import breng je hele ledenlijsten in één stap naar Theatilo. Dat is de snelste methode als je:

• Overstapt van een ander tool (Excel, ChoirGenius, ChurchTools enz.)
• Een koor nieuw in Theatilo opzet en al een verenigingslijst hebt
• Grotere ledengroepen in één keer aanmaakt (bijv. na een bondsherstructurering)

In plaats van elk lid afzonderlijk in te tikken, upload je een CSV- of Excel-bestand — Theatilo maakt alle leden in één keer aan.

Zo importeer je leden

1. Open je koor en ga naar Leden > Leden importeren.
2. Download het sjabloon (CSV of Excel) — het bevat alle ondersteunde kolommen.
3. Vul je ledengegevens in het sjabloon in — of upload je bestaande lijst direct.
4. Upload het bestand. Theatilo toont je een voorvertoning met alle herkende kolommen.
5. Wijs onbekende kolommen toe — bijv. "e-mailadres" aan het veld "e-mail".
6. Controleer duplicaten — Theatilo markeert mogelijke dubbele invoer aan de hand van het e-mailadres.
7. Kies of er uitnodigingsmails worden verzonden.
8. Bevestig de import. Leden worden op de achtergrond aangemaakt; je krijgt een e-mail met het resultaat.

Ondersteunde velden

Theatilo ondersteunt bij de import onder andere:

• Voornaam, achternaam
• E-mailadres
• Stem (bijv. sopraan 1, alt 2)
• Functie (bijv. bladmuziekbeheerder)
• Rechtengroep
• Geslacht (man, vrouw, divers — ook "m", "v", "d")
• Geboortedatum
• Adres (straat, postcode, plaats, land)
• Telefoon, mobiel
• Toetredingsdatum
• Status (actief, gast, met verlof)
• Eigen ledenvelden (mits aangemaakt)

Tips voor de voorbereiding van je bestand

• Eén rij per lid, kolommen met duidelijke namen.
• Stemmen exact benoemen — gebruik de schrijfwijze die in je koor onder "Stemmen beheren" is vastgelegd (bijv. "Sopraan 1", niet "S1").
• Datum in formaat JJJJ-MM-DD (bijv. 1985-03-22).
• Kolommen leeg laten als de informatie voor een lid niet voorhanden is — Theatilo laat het veld leeg.
• Speciale tekens in UTF-8 opslaan, anders worden umlauten verkeerd weergegeven.

Rechten

Je hebt het recht Leden aanmaken & bewerken nodig. Standaard hebben koorleiding en bestuur dit recht.

Tips

• Doe vooraf een testimport met slechts 3-5 leden om te controleren of de kolomtoewijzing klopt.
• Importeer zonder e-mailverzending als je de gegevens eerst nog wilt opschonen — je kunt uitnodigingen later altijd achteraf versturen.
• Maak eigen velden aan (bijv. "lidnummer", "T-shirtmaat") voor de import, dan worden ze direct meegenomen.
• Bewaar je oorspronkelijke bestand als back-up — als er iets misgaat, kun je de import nog eens schoon uitvoeren.