Theatilo Logo

Leden importeren via CSV/Excel

Importeer complete ledenlijsten uit CSV- of Excel-bestanden. Ideaal bij de overstap van een andere oplossing of als je al een ledenlijst van de vereniging hebt.

Web
Chöre›Chor›Mitglieder›···›Mitglieder importieren

Deze functie is alleen beschikbaar op het web.

Rechten nodig: Leden – Leden aanmaken & bewerken

Wat is het?

Met Leden importeren zet je een complete ledenlijst in één stap in Theatilo, in plaats van elk lid apart aan te maken. De import loopt in vier stappen: Bestand, Koppeling, Voorbeeld, Resultaat.

Zo importeer je leden

  1. Klik in de zijbalk op Ensembles, kies je koor en dan Leden.
  2. Open rechtsboven het menu ··· en kies Leden importeren.
  3. Bestand: kies of je Actieve leden of Passieve leden importeert en wat er met bestaande leden moet gebeuren. Download zo nodig het voorbeeldbestand. Kies dan je CSV-, XLS- of XLSX-bestand en geef aan of de Eerste rij bevat kolomkoppen.
  4. Koppeling: koppel elke kolom van je tabel aan een veld. Kolommen zonder koppeling worden niet overgenomen. Verplichte velden zijn met * gemarkeerd.
  5. Voorbeeld: controleer hoeveel rijen nieuw worden aangemaakt, bijgewerkt of overgeslagen, en bekijk ongeldige rijen.
  6. Klik op … leden importeren.
  7. Resultaat: je ziet hoeveel leden nieuw zijn aangemaakt en bijgewerkt en welke rijen niet zijn overgenomen.

Ondersteunde velden

  • E-mail (verplicht bij actieve leden)
  • Voornaam, achternaam
  • Stem, Rol (rechtengroep), Ensemblefunctie
  • Geslacht
  • Straat, postcode, plaats, telefoon, mobiel
  • Verjaardag, trouwdag, toetredingsdatum
  • IBAN, BIC, mandaatreferentie, mandaatdatum
  • Notities
  • Eigen velden van je koor

Bestaande leden bijwerken kan alleen bij het importeren van actieve leden.

Rechten

Je hebt het recht Leden aanmaken & bewerken nodig.

Tips

  • Doe eerst een test met drie tot vijf rijen voordat je de hele lijst importeert.
  • Schrijf de stemmen zoals in je koor, dus zoals aangemaakt onder Koorinstellingen > Stemmen & functies.
  • Maak eigen velden aan vóór de import, dan kun je ze meteen koppelen.

Veelgestelde vragen

Welk bestandsformaat heb ik nodig?▾
CSV, XLS of XLSX. In de eerste stap kun je een voorbeeldbestand als CSV of Excel (XLSX) downloaden. Het bevat alle kolommen, ook je eigen velden.
Wat gebeurt er met leden die al bestaan?▾
Theatilo herkent bestaande leden aan het e-mailadres. Je kiest vooraf of alleen nieuwe leden worden geïmporteerd, nieuwe worden geïmporteerd en bestaande bijgewerkt, of alleen bestaande worden bijgewerkt. Bij het bijwerken laten lege velden de bestaande waarde ongewijzigd.
Krijgen de geïmporteerde leden bericht?▾
Dat hangt af van hoe je importeert. **Actieve leden** krijgen een uitnodiging per e-mail en kunnen inloggen; het e-mailadres is verplicht. **Passieve leden** worden zonder toegang aangemaakt; het e-mailadres is optioneel.
Wat gebeurt er als afzonderlijke rijen fouten bevatten?▾
Theatilo slaat alleen de foute rijen over en importeert alle andere. Het voorbeeld toont ongeldige rijen vooraf, het resultaat na de import de rijen die niet zijn overgenomen, met de reden. Verbeter ze in je bestand en importeer ze opnieuw.
Kan ik eigen rechtengroepen toewijzen?▾
Ja. Vul in de kolom Rol de naam van de rechtengroep in; ook zelf aangemaakte groepen werken. Hoofdletters en kleine letters maken niet uit. Onbekende waarden worden als gewoon lid geïmporteerd. De groep Beheerder kan alleen een beheerder toekennen.

Nog een vraag? Vraag het de AI-helpbot.

Klik op de helpknop rechtsonder en stel je vraag.