Importare membri da CSV/Excel

Importa interi elenchi di membri da file CSV o Excel. Ideale quando passi da un’altra soluzione o hai già un elenco dei soci dell’associazione.

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Questa funzione è disponibile solo sul web.

Permesso richiesto: Membri – Creare e modificare membri

Che cos’è?

Con Importa membri porti in Theatilo un intero elenco di membri in un solo passo, invece di creare ogni membro singolarmente. L’importazione si svolge in quattro passi: File, Assegnazione, Anteprima, Risultato.

Come importare i membri

Nella barra laterale clicca su Cori, scegli il tuo coro e poi Membri.
In alto a destra apri il menu ··· e scegli Importa membri.
File: scegli se importi Membri attivi o Membri passivi e cosa deve succedere ai membri esistenti. Se serve, scarica il file di esempio. Poi scegli il tuo file CSV, XLS o XLSX e indica se La prima riga contiene le intestazioni delle colonne.
Assegnazione: assegna a ogni colonna della tua tabella un campo. Le colonne senza assegnazione non vengono riprese. I campi obbligatori sono contrassegnati con *.
Anteprima: controlla quante righe vengono create, aggiornate o saltate e guarda le righe non valide.
Clicca su Importa … membri.
Risultato: vedi quanti membri sono stati creati e aggiornati e quali righe non sono state riprese.

Campi supportati

E-mail (obbligatoria per i membri attivi)
Nome, cognome
Voce, Ruolo (gruppo di permessi), Funzione nell'ensemble
Genere
Via, CAP, città, telefono, cellulare
Compleanno, data del matrimonio, data di ingresso
IBAN, BIC, riferimento del mandato, data del mandato
Note
Campi personalizzati del tuo coro

L’aggiornamento dei membri esistenti è possibile solo importando membri attivi.

Permessi

Ti serve il permesso Creare e modificare membri.

Consigli

Fai una prova con tre-cinque righe prima di importare l’intero elenco.
Scrivi le voci come nel tuo coro, cioè come create in Impostazioni del coro > Voci e funzioni.
Crea i campi personalizzati prima dell’importazione, così puoi assegnarli subito.

Domande frequenti

Di quale formato di file ho bisogno?▾

CSV, XLS o XLSX. Nel primo passo puoi scaricare un file di esempio in CSV o Excel (XLSX). Contiene tutte le colonne, anche i tuoi campi personalizzati.

Cosa succede ai membri che esistono già?▾

Theatilo riconosce i membri esistenti dall’indirizzo e-mail. Scegli prima se importare solo i nuovi membri, importare i nuovi e aggiornare gli esistenti, oppure solo aggiornare gli esistenti. Nell’aggiornamento i campi vuoti lasciano invariato il valore attuale.

I membri importati vengono avvisati?▾

Dipende da come importi. I **Membri attivi** ricevono un invito via e-mail e possono accedere; l’indirizzo e-mail è obbligatorio. I **Membri passivi** vengono creati senza accesso; l’indirizzo e-mail è facoltativo.

Cosa succede se alcune righe contengono errori?▾

Theatilo salta solo le righe con errori e importa tutte le altre. L’anteprima mostra prima le righe non valide, il risultato dopo l’importazione le righe non riprese, con il motivo. Correggile nel tuo file e importale di nuovo.

Posso assegnare gruppi di permessi personalizzati?▾

Sì. Nella colonna Ruolo inserisci il nome del gruppo di permessi; funzionano anche i gruppi creati da te. Maiuscole e minuscole non contano. I valori sconosciuti vengono importati come membro normale. Il gruppo Amministratore può assegnarlo solo un amministratore.

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