Importer des membres par CSV/Excel

Importe des listes de membres entières depuis des fichiers CSV ou Excel. Idéal pour passer d’un autre outil ou si tu as déjà une liste des membres.

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Cette fonctionnalité n'est disponible que sur le web.

Autorisation requise : Membres – Créer et modifier les membres

Qu'est-ce que c'est ?

Avec Importer des membres, tu fais entrer toute une liste de membres dans Theatilo en une fois, au lieu de créer chaque membre séparément. L’import se déroule en quatre étapes : Fichier, Association, Aperçu, Résultat.

Comment importer des membres

Clique sur Ensembles dans la barre latérale, choisis ton chœur puis Membres.
Ouvre le menu ··· en haut à droite et choisis Importer des membres.
Fichier : choisis si tu importes des Membres actifs ou des Membres passifs et ce qui doit arriver aux membres existants. Télécharge le fichier d’exemple si besoin. Choisis ensuite ton fichier CSV, XLS ou XLSX et indique si La première ligne contient les en-têtes de colonnes.
Association : associe un champ à chaque colonne de ton tableur. Les colonnes sans association ne sont pas reprises. Les champs obligatoires sont marqués d’un *.
Aperçu : vérifie combien de lignes seront créées, mises à jour ou ignorées, et regarde les lignes non valides.
Clique sur Importer … membres.
Résultat : tu vois combien de membres ont été créés et mis à jour, et quelles lignes n’ont pas été reprises.

Champs pris en charge

E-mail (obligatoire pour les membres actifs)
Prénom, nom
Voix, Rôle (groupe de droits), Fonction de l’ensemble
Genre
Rue, code postal, ville, téléphone, mobile
Date de naissance, date de mariage, date d’entrée
IBAN, BIC, référence du mandat, date du mandat
Notes
Champs personnalisés de ton chœur

La mise à jour des membres existants n’est possible que lors de l’import de membres actifs.

Permission

Tu as besoin de la permission Créer et modifier les membres.

Conseils

Fais un test avec trois à cinq lignes avant d’importer toute la liste.
Écris les voix comme dans ton chœur, c’est-à-dire comme créées sous Paramètres du chœur > Voix et fonctions.
Crée les champs personnalisés avant l’import, tu peux ainsi les associer directement.

Questions fréquentes

De quel format de fichier ai-je besoin ?▾

CSV, XLS ou XLSX. À la première étape, tu peux télécharger un fichier d’exemple en CSV ou Excel (XLSX). Il contient toutes les colonnes, y compris tes champs personnalisés.

Qu’advient-il des membres qui existent déjà ?▾

Theatilo reconnaît les membres existants à leur adresse e-mail. Tu choisis au préalable si tu importes seulement les nouveaux membres, importes les nouveaux et mets à jour les existants, ou mets seulement à jour les existants. Lors de la mise à jour, les champs vides laissent l’ancienne valeur inchangée.

Les membres importés sont-ils prévenus ?▾

Cela dépend de la façon dont tu importes. Les **Membres actifs** reçoivent une invitation par e-mail et peuvent se connecter ; l’adresse e-mail est obligatoire. Les **Membres passifs** sont créés sans accès, l’adresse e-mail est facultative.

Que se passe-t-il si certaines lignes contiennent des erreurs ?▾

Theatilo ignore seulement les lignes erronées et importe toutes les autres. L’aperçu montre les lignes non valides à l’avance, le résultat après l’import les lignes non reprises, avec le motif. Corrige-les dans ton fichier et importe-les à nouveau.

Puis-je attribuer mes propres groupes de droits ?▾

Oui. Saisis dans la colonne Rôle le nom du groupe de droits ; les groupes que tu as créés fonctionnent aussi. Majuscules et minuscules n’ont pas d’importance. Les valeurs inconnues sont importées comme membre ordinaire. Seul un administrateur peut attribuer le groupe Administrateur.

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