Mitglieder per CSV/Excel importieren

Importiere ganze Mitgliederlisten aus CSV- oder Excel-Dateien. Ideal beim Umstieg von einer anderen Lösung oder wenn du schon eine Vereinsliste hast.

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Chöre›Chor›Mitglieder›···›Mitglieder importieren

Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.

Berechtigung nötig: Mitglieder – Mitglieder erstellen & bearbeiten

Was ist das?

Mit Mitglieder importieren bringst du eine ganze Mitgliederliste in einem Schritt nach Theatilo, statt jedes Mitglied einzeln anzulegen. Der Import läuft in vier Schritten: Datei, Zuordnung, Vorschau, Ergebnis.

So importierst du Mitglieder

Klicke in der Seitenleiste auf Chöre, wähle deinen Chor und dann Mitglieder.
Öffne oben rechts das Menü ··· und wähle Mitglieder importieren.
Datei: Wähle, ob du Aktive Mitglieder oder Passive Mitglieder importierst und was mit bestehenden Mitgliedern passieren soll. Lade bei Bedarf die Beispieldatei herunter. Wähle dann deine CSV-, XLS- oder XLSX-Datei und gib an, ob die Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften.
Zuordnung: Ordne jeder Spalte deiner Tabelle ein Feld zu. Spalten ohne Zuordnung werden nicht übernommen. Pflichtfelder sind mit * markiert.
Vorschau: Prüfe, wie viele Zeilen neu angelegt, aktualisiert oder übersprungen werden, und sieh dir ungültige Zeilen an.
Klicke auf … Mitglieder importieren.
Ergebnis: Du siehst, wie viele Mitglieder neu angelegt und aktualisiert wurden und welche Zeilen nicht übernommen wurden.

Unterstützte Felder

E-Mail (Pflicht bei aktiven Mitgliedern)
Vorname, Nachname
Stimme, Rolle (Berechtigungsgruppe), Vereinsfunktion
Geschlecht
Straße, PLZ, Ort, Telefon, Mobil
Geburtstag, Hochzeitstag, Eintrittsdatum
IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Mandatsdatum
Notizen
Eigene Felder deines Chors

Aktualisieren bestehender Mitglieder gibt es nur beim Import aktiver Mitglieder.

Berechtigung

Du brauchst das Recht Mitglieder erstellen & bearbeiten.

Tipps

Mach einen Test mit drei bis fünf Zeilen, bevor du die ganze Liste importierst.
Schreib die Stimmen so wie in deinem Chor, also wie unter Chor-Einstellungen > Stimmen & Funktionen angelegt.
Lege eigene Felder vor dem Import an, dann kannst du sie direkt zuordnen.

Häufige Fragen

Welches Dateiformat brauche ich?▾

CSV, XLS oder XLSX. Im ersten Schritt kannst du eine Beispieldatei als CSV oder Excel (XLSX) herunterladen. Sie enthält alle Spalten, auch deine eigenen Felder.

Was passiert mit Mitgliedern, die es schon gibt?▾

Theatilo erkennt bestehende Mitglieder an der E-Mail-Adresse. Du wählst vorher, ob nur neue Mitglieder importiert, neue importiert und bestehende aktualisiert oder nur bestehende aktualisiert werden. Beim Aktualisieren lassen leere Felder den bisherigen Wert unverändert.

Werden die importierten Mitglieder benachrichtigt?▾

Das hängt davon ab, wie du importierst. **Aktive Mitglieder** bekommen eine Einladung per E-Mail und können sich anmelden; die E-Mail-Adresse ist Pflicht. **Passive Mitglieder** werden ohne Zugang angelegt, die E-Mail-Adresse ist freiwillig.

Was passiert, wenn einzelne Zeilen fehlerhaft sind?▾

Theatilo überspringt nur die fehlerhaften Zeilen und importiert alle anderen. Die Vorschau zeigt ungültige Zeilen vorab, das Ergebnis nach dem Import die Zeilen, die nicht übernommen wurden, mit Grund. Korrigiere sie in deiner Datei und importiere sie erneut.

Kann ich eigene Berechtigungsgruppen zuweisen?▾

Ja. Trage in der Spalte Rolle den Namen der Berechtigungsgruppe ein, auch selbst angelegte Gruppen funktionieren. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Unbekannte Werte werden als normales Mitglied importiert. Die Gruppe Administrator kann nur ein Administrator vergeben.

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