Crear un evento

¿Qué es esto?

Con Crear evento creas un evento único o una serie completa para tu coro. Los miembros ven el evento en la web y en la app y pueden confirmar o cancelar su asistencia.

Los tipos de evento son Ensayo, Concierto, Evento, Evento Interno, Organización, Servicio de Trabajo, Viaje y Evento externo. Para cada tipo puedes definir por separado en los grupos de permisos quién lo ve.

Cómo crear un evento

1. Abre Eventos y haz clic arriba a la derecha en Crear evento. En la app tocas abajo a la derecha + Evento.
2. Datos básicos: elige Evento Único o Serie de Eventos (series solo en la web), el coro, si hace falta Coros adicionales, y luego Nombre y Tipo. Un ensayo lo puedes unir en Evento Vinculado con el concierto para el que se ensaya.
3. Cuándo y dónde: indica Hora de Inicio y Hora de Fin o marca Todo el día. La Ubicación es un campo de texto libre; además puedes añadir un Enlace de llamada para eventos en línea. Si el evento se solapa con otro, Theatilo muestra un aviso.
4. Respuestas (opcional): limitar el número de participantes, apuntar a todos automáticamente como confirmados, fijar un plazo de respuesta y programar recordatorios automáticos para todos los que no han respondido.
5. Descripción (opcional): Descripción Interna para los miembros, Descripción del Sitio Web para la web pública del coro y, con permiso, una Nota confidencial solo para la dirección.
6. Campos personalizados (opcional): rellenar los campos propios del coro.
7. Visibilidad: por defecto, todos los miembros del coro ven el evento. Si hace falta, la restringes.
8. Notificar: decide si al guardar reciben una notificación todas las personas que pueden ver el evento.
9. Haz clic en Crear evento o Crear serie.

Los campos obligatorios son coro, nombre, tipo, inicio y fin.

Plazo de respuesta como antelación

El plazo de respuesta lo eliges como antelación, por ejemplo «1 día antes». Theatilo lo calcula para cada evento por separado, también en series y eventos copiados. En un evento único también es posible una fecha fija. Con un segundo plazo das más tiempo a los miembros que todavía no han respondido nada.

Evento para varios coros

• Solo puedes elegir coros en los que tú mismo puedes editar eventos.
• Todos los participantes ven el mismo evento, con todas las confirmaciones, comentarios, tareas y partituras.
• Quien canta en varios de los coros participantes ve el evento igualmente una sola vez, también en la suscripción al calendario.
• No es posible restringir la visibilidad, porque las voces, funciones, grupos de permisos y grupos de chat solo existen dentro de un coro.
• La selección de coros no se puede cambiar después. Si necesitas otra combinación, crea el evento de nuevo.

Permiso

Necesitas Crear y editar eventos. Por defecto lo tienen los administradores y moderadores. Los permisos se ajustan en Ensembles > Coro > Ajustes del coro > Grupos de permisos.

Consejos

• Planifica los ensayos como serie y crearás todo un semestre de una vez.
• Añade las partituras justo después de crear el evento para que todos puedan prepararse.
• Fija el plazo como antelación y seguirá siendo correcto aunque muevas o copies el evento.