Factuur finaliseren
Maak van een concept een finale factuur: er wordt een nummer toegekend, de pdf wordt aangemaakt en manipulatievrij gearchiveerd, daarna onveranderlijk.
Web
Chöre›Chor öffnen›Verwaltung›Kassenbuch›Rechnungen›Rechnung›Finalisieren
Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.
Rechten nodig: Cashbook › Edit
Wat is dit?
Finaliseren is de beslissende stap waarbij een concept een bindende factuur wordt. Vanaf dat moment is hij rechtsgeldig en GoBD-plichtig onveranderlijk.
Zo finaliseer je
- Open het concept in het detailoverzicht.
- Klik op "Finaliseren" in de actiekolom.
- Bevestig in het waarschuwingsvenster — daarna geen weg terug meer.
- Wacht een paar seconden tot de pdf is aangemaakt.
- Download de pdf en stuur hem per e-mail aan de klant.
Wat er bij finaliseren gebeurt
- Toekennen van het volgende factuurnummer uit de nummerreeks van je koor (zie invoice-numbering).
- Status op "finaal" zetten, alle velden worden vergrendeld.
- Pdf aanmaken met de gekozen sjabloon (verkoper-, ontvanger- en regelgegevens).
- E-factuurbestand wordt extra aangemaakt (ZUGFeRD of XRechnung, indien formaat ≠ "Geen").
- Pdf en e-factuurbestand manipulatievrij archiveren.
- Vermelding in het beveiligingslogboek voor latere traceerbaarheid (GoBD-plicht).
Verplichte velden
| Formaat | Verplichte velden |
|---|---|
| Geen (alleen pdf) | Naam ontvanger, minstens 1 regel |
| ZUGFeRD / XRechnung | + adres ontvanger (straat, postcode, plaats, land), adres verkoper |
Bij ontbrekende verplichte velden blokkeert Theatilo het finaliseren met een concrete foutmelding.
Wat je daarna niet meer kunt
- Ontvanger wijzigen
- Regels wijzigen
- Datum wijzigen
- Notities wijzigen
- Factuur verwijderen
Wat je nog wel kunt
- Pdf en e-factuurbestand downloaden, zo vaak je wilt
- Annuleren via creditnota (zie invoice-cancel)
- Boeking koppelen voor betalingsontvangst
Bevoegdheid
Je hebt de bevoegdheid Boekingen aanmaken & bewerken nodig.
Veelgestelde vragen
Wat betekent finaliseren precies?▾
Drie dingen gebeuren in één keer: 1) het volgende factuurnummer wordt toegekend, 2) de pdf wordt aangemaakt (incl. ZUGFeRD- of XRechnung-bestand als geactiveerd), 3) pdf en e-factuurbestand worden manipulatievrij gearchiveerd. Daarna zijn alle velden van de factuur vergrendeld.
Wat als ik later een fout ontdek?▾
Annuleer in plaats van verwijderen. Je maakt een creditnota die de originele factuur opheft en daarna een nieuwe correcte factuur. Deze werkwijze is GoBD-conform en traceerbaar in het beveiligingslogboek.
Waarom duurt het een paar seconden?▾
De pdf wordt bij de finalisatie vers aangemaakt en gearchiveerd. Bij grote facturen of met briefpapier-achtergrond kan dat 5–10 seconden duren.
Welke verplichte velden moeten ingevuld zijn?▾
Naam van de ontvanger en minstens één regel. Voor e-factuur (ZUGFeRD of XRechnung) ook het adres van de ontvanger (straat, postcode, plaats, land). Ontbrekende verplichte velden worden bij het finaliseren getoond.
Wat gebeurt er als het pdf-genereren mislukt?▾
De factuur blijft in status Concept — er wordt geen nummer toegekend en geen pdf gearchiveerd. Je krijgt een foutmelding met aanwijzing over de oorzaak. Probeer het na een moment opnieuw of neem contact op met de support.
Kan ik meerdere facturen tegelijk finaliseren?▾
In de interface wordt elke factuur afzonderlijk gefinaliseerd. Ook als twee personen tegelijk finaliseren, krijgt elke factuur gegarandeerd een eigen, opvolgend nummer — dubbele toekenning is uitgesloten.
Waar vind ik de pdf na finalisatie?▾
Direct op de detailpagina van de factuur via "Pdf downloaden". De gearchiveerde pdf blijft permanent beschikbaar.
Nog een vraag? Vraag het de AI-helpbot.
Klik op de helpknop rechtsonder en stel je vraag.