Finaliser une facture
Transforme un brouillon en facture définitive : un numéro est attribué, le PDF est généré et archivé de manière infalsifiable, puis devient immuable.
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Autorisation requise : Cashbook › Edit
Qu'est-ce que c'est ?
La finalisation est l'étape décisive où un brouillon devient une facture engageante. À partir de ce moment, elle est juridiquement engageante et immuable selon les GoBD.
Comment finaliser
- Ouvre le brouillon dans la vue détaillée.
- Clique sur "Finaliser" dans la colonne des actions.
- Confirme dans la boîte d'avertissement — pas de retour en arrière ensuite.
- Attends quelques secondes, le temps que le PDF soit généré.
- Télécharge le PDF et envoie-le par e-mail au client.
Ce qui se passe lors de la finalisation
- Attribution du prochain numéro de facture depuis la série de ta chorale (voir invoice-numbering).
- Passage au statut "final", tous les champs sont verrouillés.
- Génération du PDF avec le modèle choisi (données vendeur, destinataire et lignes).
- Fichier de facturation électronique généré en plus (ZUGFeRD ou XRechnung, si le format ≠ "Aucun").
- Archivage infalsifiable du PDF et du fichier de facturation électronique.
- Entrée dans le journal de sécurité pour la traçabilité ultérieure (obligation GoBD).
Champs obligatoires
| Format | Champs obligatoires |
|---|---|
| Aucun (PDF uniquement) | Nom du destinataire, au moins 1 ligne |
| ZUGFeRD / XRechnung | + adresse du destinataire (rue, code postal, ville, pays), adresse du vendeur |
En cas de champs obligatoires manquants, Theatilo bloque la finalisation avec un message d'erreur concret.
Ce que tu ne pourras plus faire ensuite
- Modifier le destinataire
- Modifier les lignes
- Modifier la date
- Modifier les notes
- Supprimer la facture
Ce que tu pourras encore faire
- Télécharger le PDF et le fichier de facturation électronique, autant de fois que tu le souhaites
- Annuler via avoir (voir invoice-cancel)
- Lier une écriture pour le paiement reçu
Autorisation
Tu as besoin de l'autorisation Créer et modifier les écritures.
Questions fréquentes
Que signifie finaliser exactement ?▾
Trois choses se passent en une fois : 1) le prochain numéro de facture est attribué, 2) le PDF est généré (y compris le fichier ZUGFeRD ou XRechnung si activé), 3) le PDF et le fichier de facturation électronique sont archivés de manière infalsifiable. Ensuite, tous les champs de la facture sont verrouillés.
Et si je détecte une erreur plus tard ?▾
Annuler au lieu de supprimer. Tu crées un avoir qui annule la facture d'origine, puis tu crées une nouvelle facture correcte. Cette procédure est conforme aux GoBD et traçable dans le journal de sécurité.
Pourquoi cela prend-il quelques secondes ?▾
Le PDF est généré frais lors de la finalisation et archivé. Pour de grandes factures ou avec un fond de papier à en-tête, cela peut prendre 5–10 secondes.
Quels champs obligatoires doivent être remplis ?▾
Nom du destinataire et au moins une ligne. Pour la facturation électronique (ZUGFeRD ou XRechnung) également l'adresse du destinataire (rue, code postal, ville, pays). Les champs obligatoires manquants sont affichés lors de la finalisation.
Que se passe-t-il si la génération du PDF échoue ?▾
La facture reste au statut Brouillon — aucun numéro n'est attribué et aucun PDF archivé. Tu reçois un message d'erreur indiquant la cause. Réessaie après un instant ou contacte le support.
Puis-je finaliser plusieurs factures en même temps ?▾
Dans l'interface, chaque facture est finalisée individuellement. Même si deux personnes finalisent simultanément, chaque facture reçoit forcément son propre numéro consécutif — les doublons sont exclus.
Où trouver le PDF après finalisation ?▾
Directement sur la page de détail de la facture via "Télécharger le PDF". Le PDF archivé reste disponible en permanence.
Une question ? Demande au bot d'aide IA.
Clique sur le bouton d'aide en bas à droite et pose ta question.