Dokončanje računa
Pretvori osnutek v dokončni račun: dodeli se številka, ustvari se PDF in arhivira na način, odporen proti spreminjanju, nato je nespremenljiv.
Web
Chöre›Chor öffnen›Verwaltung›Kassenbuch›Rechnungen›Rechnung›Finalisieren
Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.
Potrebno dovoljenje: Cashbook › Edit
Kaj je to?
Dokončanje je odločilni korak, ko osnutek postane zavezujoč račun. Od tedaj velja kot pravno zavezujoč in po GoBD nespremenljiv.
Tako dokončaš
- Odpri osnutek v podrobnem pogledu.
- Klikni "Dokončaj" v stolpcu dejanj.
- Potrdi v opozorilnem pogovornem oknu — potem ni več poti nazaj.
- Počakaj nekaj sekund, da je PDF ustvarjen.
- Prenesi PDF in ga pošlji kupcu po e-pošti.
Kaj se zgodi pri dokončanju
- Dodelitev naslednje številke računa iz številčne serije tvojega zbora (glej invoice-numbering).
- Nastavi status na "dokončni", vsa polja so zaklenjena.
- Ustvari PDF z izbrano predlogo (podatki prodajalca, prejemnika in postavk).
- Datoteka e-računa se dodatno ustvari (ZUGFeRD ali XRechnung, če format ≠ "Brez").
- PDF in datoteka e-računa se arhivirata na način, odporen proti spreminjanju.
- Vpis v varnostni dnevnik za kasnejšo sledljivost (obveznost GoBD).
Obvezna polja
| Format | Obvezna polja |
|---|---|
| Brez (samo PDF) | Ime prejemnika, vsaj 1 postavka |
| ZUGFeRD / XRechnung | + naslov prejemnika (ulica, poštna št., kraj, država), naslov prodajalca |
Pri manjkajočih obveznih poljih Theatilo blokira dokončanje s konkretnim sporočilom o napaki.
Česa po tem ne moreš več
- Spremeniti prejemnika
- Spremeniti postavk
- Spremeniti datuma
- Spremeniti opomb
- Izbrisati računa
Kaj še lahko
- Prenesi PDF in datoteko e-računa, kolikorkrat želiš
- Storniraj prek dobropisa (glej invoice-cancel)
- Poveži knjiženje za prejem plačila
Dovoljenje
Potrebuješ dovoljenje Ustvarjanje in urejanje knjiženj.
Pogosta vprašanja
Kaj točno pomeni dokončanje?▾
Tri stvari se zgodijo hkrati: 1) dodeli se naslednja številka računa, 2) ustvari se PDF (vkl. datoteka ZUGFeRD ali XRechnung, če je aktivirano), 3) PDF in datoteka e-računa se arhivirata na način, odporen proti spreminjanju. Zatem so vsa polja računa zaklenjena.
Kaj če kasneje odkrijem napako?▾
Stornirati namesto izbrisati. Ustvariš dobropis, ki prekliče izvirni račun, in nato ustvariš nov pravilen račun. Ta postopek je skladen z GoBD in sledljiv v varnostnem dnevniku.
Zakaj traja nekaj sekund?▾
PDF se ob dokončanju ustvari na novo in arhivira. Pri velikih računih ali z ozadjem pisemskega papirja lahko traja 5–10 sekund.
Katera obvezna polja morajo biti izpolnjena?▾
Ime prejemnika in vsaj ena postavka. Za e-račun (ZUGFeRD ali XRechnung) dodatno tudi naslov prejemnika (ulica, poštna številka, kraj, država). Manjkajoča obvezna polja so prikazana pri dokončanju.
Kaj se zgodi, če ustvarjanje PDF spodleti?▾
Račun ostane v statusu Osnutek — številka ni dodeljena, PDF ni arhiviran. Dobiš sporočilo o napaki z navedbo vzroka. Poskusi po trenutku znova ali se obrni na podporo.
Ali lahko dokončam več računov hkrati?▾
V vmesniku se vsak račun dokonča posamično. Tudi če dve osebi dokončata hkrati, vsak račun zagotovo dobi svojo zaporedno številko — dvojniki so izključeni.
Kje najdem PDF po dokončanju?▾
Neposredno na podrobni strani računa prek "Prenesi PDF". Arhivirani PDF ostane trajno na voljo.
Imaš še vprašanje? Vprašaj AI-pomočnika.
Klikni gumb za pomoč spodaj desno in zastavi vprašanje.