Slutför faktura
Omvandla ett utkast till en slutgiltig faktura: nummer tilldelas, PDF skapas och arkiveras manipulationssäkert, därefter oföränderlig.
Web
Chöre›Chor öffnen›Verwaltung›Kassenbuch›Rechnungen›Rechnung›Finalisieren
Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.
Behörighet krävs: Cashbook › Edit
Vad är det?
Slutförande är det avgörande steget då ett utkast blir en bindande faktura. Från och med då räknas den som juridiskt bindande och GoBD-pliktigt oföränderlig.
Så slutför du
- Öppna utkastet i detaljvyn.
- Klicka på "Slutför" i åtgärdskolumnen.
- Bekräfta i varningsdialogen — sedan ingen återvändo.
- Vänta några sekunder tills PDF:en är skapad.
- Ladda ner PDF:en och skicka den per e-post till kunden.
Vad som händer vid slutförandet
- Tilldelning av nästa fakturanummer från körens nummerserie (se invoice-numbering).
- Status sätts till "slutgiltig", alla fält låses.
- PDF skapas med den valda mallen (säljar-, mottagar- och postdata).
- E-fakturafil skapas dessutom (ZUGFeRD eller XRechnung, om format ≠ "Inget").
- Manipulationssäker arkivering av PDF och e-fakturafil.
- Post i säkerhetsloggen för senare spårbarhet (GoBD-plikt).
Obligatoriska fält
| Format | Obligatoriska fält |
|---|---|
| Inget (endast PDF) | Mottagarens namn, minst 1 post |
| ZUGFeRD / XRechnung | + mottagarens adress (gata, postnummer, ort, land), säljarens adress |
Vid saknade obligatoriska fält blockerar Theatilo slutförandet med ett konkret felmeddelande.
Vad du inte längre kan göra efteråt
- Ändra mottagare
- Ändra poster
- Ändra datum
- Ändra anteckningar
- Radera fakturan
Vad du fortfarande kan göra
- Ladda ner PDF och e-fakturafil, hur många gånger som helst
- Annullera via kreditfaktura (se invoice-cancel)
- Koppla en bokföring för betalningsmottagning
Behörighet
Du behöver behörigheten Skapa & redigera transaktioner.
Vanliga frågor
Vad betyder slutföra exakt?▾
Tre saker händer på en gång: 1) nästa fakturanummer tilldelas, 2) PDF skapas (inkl. ZUGFeRD- eller XRechnung-fil om aktiverad), 3) PDF och e-fakturafil arkiveras manipulationssäkert. Därefter är alla fält på fakturan låsta.
Tänk om jag upptäcker ett fel senare?▾
Annullera istället för att radera. Du skapar en kreditfaktura som upphäver originalfakturan och skapar sedan en ny korrekt faktura. Denna procedur är GoBD-konform och spårbar i säkerhetsloggen.
Varför tar det några sekunder?▾
PDF:en skapas på nytt vid slutförandet och arkiveras. Vid stora fakturor eller med brevpappersbakgrund kan det ta 5–10 sekunder.
Vilka obligatoriska fält måste fyllas i?▾
Mottagarens namn och minst en post. För e-faktura (ZUGFeRD eller XRechnung) också mottagarens adress (gata, postnummer, ort, land). Saknade obligatoriska fält visas vid slutförandet.
Vad händer om PDF-genereringen misslyckas?▾
Fakturan stannar i status Utkast — inget nummer tilldelas och ingen PDF arkiveras. Du får ett felmeddelande med uppgift om orsaken. Försök igen efter ett ögonblick eller kontakta supporten.
Kan jag slutföra flera fakturor samtidigt?▾
I gränssnittet slutförs varje faktura individuellt. Även om två personer slutför samtidigt får varje faktura garanterat ett eget löpnummer — dubbletter är uteslutna.
Var hittar jag PDF:en efter slutförandet?▾
Direkt på fakturans detaljsida via "Ladda ner PDF". Den arkiverade PDF:en förblir permanent tillgänglig.
Fortfarande en fråga? Fråga AI-hjälpboten.
Klicka på hjälpknappen nere till höger och ställ din fråga.