Finalizar factura
Convierte un borrador en una factura final: se asigna un número, se genera el PDF y se archiva de forma a prueba de manipulaciones, después es inmutable.
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Permiso necesario: Cashbook › Edit
¿Qué es esto?
Finalizar es el paso decisivo en el que un borrador se convierte en una factura vinculante. A partir de ese momento es jurídicamente vinculante e inmutable según GoBD.
Cómo finalizar
- Abre el borrador en la vista de detalle.
- Haz clic en "Finalizar" en la columna de acciones.
- Confirma en el diálogo de advertencia: ya no hay vuelta atrás.
- Espera unos segundos hasta que se genere el PDF.
- Descarga el PDF y envíalo por correo al cliente.
Qué pasa al finalizar
- Asignación del siguiente número de factura de la serie de tu coro (ver invoice-numbering).
- Estado a "final", todos los campos quedan bloqueados.
- Generar PDF con la plantilla elegida (datos de vendedor, destinatario y líneas).
- Archivo de factura electrónica generado adicionalmente (ZUGFeRD o XRechnung, si el formato ≠ "Ninguno").
- Archivar el PDF y el archivo de factura electrónica de forma a prueba de manipulaciones.
- Entrada en el registro de seguridad para la trazabilidad posterior (obligación GoBD).
Campos obligatorios
| Formato | Campos obligatorios |
|---|---|
| Ninguno (solo PDF) | Nombre del destinatario, al menos 1 línea |
| ZUGFeRD / XRechnung | + dirección del destinatario (calle, código postal, ciudad, país), dirección del vendedor |
Si faltan campos obligatorios, Theatilo bloquea la finalización con un mensaje de error concreto.
Lo que ya no podrás hacer después
- Cambiar destinatario
- Cambiar líneas
- Cambiar fecha
- Cambiar notas
- Eliminar la factura
Lo que sí podrás seguir haciendo
- Descargar el PDF y el archivo de factura electrónica, tantas veces como quieras
- Cancelar mediante nota de crédito (ver invoice-cancel)
- Vincular una transacción para el cobro
Permiso
Necesitas el permiso Crear y editar transacciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa finalizar exactamente?▾
Tres cosas pasan a la vez: 1) se asigna el siguiente número de factura, 2) se genera el PDF (incluido el archivo ZUGFeRD o XRechnung si está activado), 3) el PDF y el archivo de factura electrónica se archivan de forma a prueba de manipulaciones. Después, todos los campos de la factura quedan bloqueados.
¿Y si detecto un error más tarde?▾
Cancelar en lugar de eliminar. Creas una nota de crédito que anula la factura original y luego una nueva factura correcta. Este procedimiento es conforme a GoBD y trazable en el registro de seguridad.
¿Por qué tarda unos segundos?▾
El PDF se genera nuevo al finalizar y se archiva. En facturas grandes o con fondo de papel timbrado puede tardar entre 5 y 10 segundos.
¿Qué campos obligatorios deben rellenarse?▾
Nombre del destinatario y al menos una línea. Para factura electrónica (ZUGFeRD o XRechnung) también la dirección del destinatario (calle, código postal, ciudad, país). Los campos obligatorios que falten se muestran al finalizar.
¿Qué pasa si la generación del PDF falla?▾
La factura permanece en estado Borrador: no se asigna número ni se archiva PDF. Recibes un mensaje de error con la causa. Inténtalo de nuevo en un momento o contacta con el soporte.
¿Puedo finalizar varias facturas a la vez?▾
En la interfaz cada factura se finaliza individualmente. Aunque dos personas finalicen al mismo tiempo, cada factura obtiene garantizado su propio número consecutivo: los duplicados están excluidos.
¿Dónde encuentro el PDF tras la finalización?▾
Directamente en la página de detalle de la factura mediante "Descargar PDF". El PDF archivado permanece disponible de forma permanente.
¿Te queda una pregunta? Pregunta al bot de ayuda IA.
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