Finalizzare una fattura
Trasforma una bozza in una fattura definitiva: viene assegnato un numero, generato il PDF e archiviato in modo a prova di manomissione, poi diventa immutabile.
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Permesso richiesto: Cashbook › Edit
Cos'è
Finalizzare è il passaggio decisivo in cui una bozza diventa una fattura vincolante. Da quel momento è giuridicamente vincolante e immutabile secondo le GoBD.
Come finalizzare
- Apri la bozza nella vista dettaglio.
- Clicca "Finalizza" nella colonna Azioni.
- Conferma nella finestra di avviso — dopo non si torna indietro.
- Attendi qualche secondo finché il PDF non è generato.
- Scarica il PDF e invialo via email al cliente.
Cosa accade durante la finalizzazione
- Assegnazione del prossimo numero di fattura dalla serie del tuo coro (vedi invoice-numbering).
- Stato impostato su "definitivo", tutti i campi vengono bloccati.
- Generazione del PDF con il modello scelto (dati venditore, destinatario e voci).
- File di fatturazione elettronica generato in aggiunta (ZUGFeRD o XRechnung, se formato ≠ "Nessuno").
- Archiviazione a prova di manomissione del PDF e del file di fatturazione elettronica.
- Voce nel registro di sicurezza per la tracciabilità successiva (obbligo GoBD).
Campi obbligatori
| Formato | Campi obbligatori |
|---|---|
| Nessuno (solo PDF) | Nome destinatario, almeno 1 voce |
| ZUGFeRD / XRechnung | + indirizzo destinatario (via, CAP, città, paese), indirizzo venditore |
In caso di campi obbligatori mancanti, Theatilo blocca la finalizzazione con un messaggio di errore concreto.
Cosa non puoi più fare dopo
- Modificare il destinatario
- Modificare le voci
- Modificare la data
- Modificare le note
- Eliminare la fattura
Cosa puoi ancora fare
- Scaricare il PDF e il file di fatturazione elettronica, quante volte vuoi
- Annullare tramite nota di credito (vedi invoice-cancel)
- Collegare una registrazione per l'incasso
Autorizzazione
Ti serve l'autorizzazione Creare e modificare registrazioni.
Domande frequenti
Cosa significa esattamente finalizzare?▾
Tre cose accadono in una sola volta: 1) viene assegnato il prossimo numero di fattura, 2) viene generato il PDF (incl. il file ZUGFeRD o XRechnung se attivato), 3) il PDF e il file di fatturazione elettronica vengono archiviati in modo a prova di manomissione. Dopo, tutti i campi della fattura sono bloccati.
Cosa succede se più tardi scopro un errore?▾
Annulla invece di eliminare. Crei una nota di credito che annulla la fattura originale e poi crei una nuova fattura corretta. Questa procedura è conforme alle GoBD e tracciabile nel registro di sicurezza.
Perché ci vogliono alcuni secondi?▾
Il PDF viene generato fresco durante la finalizzazione e archiviato. Per fatture grandi o con sfondo carta intestata può richiedere 5–10 secondi.
Quali campi obbligatori devono essere compilati?▾
Nome del destinatario e almeno una voce. Per la fatturazione elettronica (ZUGFeRD o XRechnung) anche l'indirizzo del destinatario (via, CAP, città, paese). I campi obbligatori mancanti vengono mostrati alla finalizzazione.
Cosa succede se la generazione del PDF fallisce?▾
La fattura rimane in stato Bozza — non viene assegnato un numero né archiviato un PDF. Ricevi un messaggio di errore con l'indicazione della causa. Riprova dopo un momento o contatta il supporto.
Posso finalizzare più fatture contemporaneamente?▾
Nell'interfaccia ogni fattura viene finalizzata singolarmente. Anche se due persone finalizzano contemporaneamente, ogni fattura riceve garantito un proprio numero progressivo — duplicati esclusi.
Dove trovo il PDF dopo la finalizzazione?▾
Direttamente nella pagina di dettaglio della fattura tramite "Scarica PDF". Il PDF archiviato resta disponibile in modo permanente.
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