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Rechnung finalisieren

Beim Finalisieren bekommt die Rechnung ihre Nummer, das PDF und gegebenenfalls die E-Rechnung werden erzeugt und abgelegt. Danach ist sie nicht mehr änderbar.

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Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.

Berechtigung nötig: Kassenbuch – Buchungen erstellen & bearbeiten

Was ist das?

Finalisieren macht aus einem Entwurf eine gültige Rechnung. Sie bekommt ihre Rechnungsnummer, das PDF wird erzeugt und zusammen mit einer eventuellen E-Rechnung abgelegt. Ab dann steht der Status auf Final und die Rechnung lässt sich nicht mehr ändern oder löschen.

So finalisierst du eine Rechnung

  1. Öffne Chöre, wähle deinen Chor und gehe zu Kassenbuch > Rechnungen.
  2. Öffne den Entwurf.
  3. Prüfe die Vorschau noch einmal.
  4. Klicke oben auf Finalisieren. Im Editor heißt der Knopf Speichern & finalisieren.
  5. Bestätige die Rückfrage. Eine Meldung zeigt die vergebene Nummer.

Nach dem Finalisieren

  • PDF herunterladen und E-Rechnung (XML) liefern immer die abgelegte Datei.
  • Mit Buchung anlegen erfasst du später den Zahlungseingang, verknüpft mit der Rechnung.
  • Finalisieren und Gutschriften werden im Sicherheitsprotokoll des Chors festgehalten.

Berechtigung

Du brauchst Buchungen erstellen & bearbeiten.

Tipps

  • Richte vorher den Nummernkreis ein. Ohne eigene Einstellung nutzt Theatilo RE-%Y-%04N mit jährlichem Neubeginn.
  • Verschicke das PDF selbst per E-Mail, Theatilo verschickt Rechnungen nicht.

Häufige Fragen

Was passiert beim Finalisieren genau?▾
Theatilo vergibt die nächste Nummer aus dem Nummernkreis, erzeugt das PDF und bei ZUGFeRD oder XRechnung die E-Rechnung und legt beides ab. Danach ist die Rechnung gesperrt.
Welche Angaben sind Pflicht?▾
Der Name des Empfängers und mindestens eine Position. Für ZUGFeRD und XRechnung zusätzlich Straße, PLZ, Ort und Land des Empfängers. Fehlt etwas, meldet Theatilo es und die Rechnung bleibt Entwurf.
Was, wenn ich danach einen Fehler entdecke?▾
Storniere die Rechnung. Theatilo erstellt eine Gutschrift über den vollen Betrag. Danach legst du eine neue, richtige Rechnung an.
Können zwei Rechnungen dieselbe Nummer bekommen?▾
Nein. Theatilo vergibt die Nummern nacheinander, auch wenn zwei Personen gleichzeitig finalisieren.

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