Creare un evento dal risultato del sondaggio

Cos'è?

Se hai avviato un sondaggio con date proposte, per esempio "Quando vi va bene la prova straordinaria?", puoi trasformare con un clic qualsiasi opzione in un evento definitivo. Theatilo riprende data, ora e durata dell'opzione e crea una voce di calendario completa.

Così ti risparmi il passaggio di leggere il risultato e creare l'evento a mano. I voti del sondaggio finiscono direttamente come risposte nell'evento.

Come creare l'evento

1. Apri la comunicazione con il sondaggio sulle date dalla panoramica delle comunicazioni.
2. Scorri fino alla sezione del sondaggio e controlla il risultato attuale.
3. Sotto la data proposta desiderata clicca su "Crea evento da questa opzione". Il pulsante sta sotto ogni data proposta, non solo sotto quella con più voti. Puoi creare l'evento solo con l'autorizzazione Creare e modificare eventi.
4. Conferma la domanda "Creare davvero l'evento?" con "Crea evento da questa opzione". Theatilo crea subito l'evento.

L'evento prende come titolo la domanda del sondaggio, viene creato come prova e riprende inizio e durata dell'opzione. Dopo lo trovi nel calendario normale in Eventi. Luogo, note, spartiti o un altro tipo di evento li aggiungi lì, modificando l'evento.

Chi vede l'evento?

L'evento riprende la visibilità della comunicazione. Se hai limitato la comunicazione a determinati gruppi di permessi, funzioni o chat di gruppo, la stessa limitazione vale per l'evento. Se per esempio la comunicazione era visibile solo al consiglio direttivo, anche l'evento lo vede solo il consiglio.

Le risposte seguono i voti per l'opzione scelta:

• Chi ha votato "Sì": nell'evento su Partecipa
• Chi ha votato "Forse": su Forse
• Tutti gli altri che vedono l'evento: su In attesa, sono invitati all'evento

Cosa succede al sondaggio

Il sondaggio resta com'è: non viene chiuso e nella comunicazione non compare alcun riferimento all'evento. Se nessuno deve più votare, archivia la comunicazione o imposta una scadenza nel sondaggio. Perché tutti lo sappiano, puoi scrivere nella comunicazione un commento per dire che la data è fissata.

Chi viene informato?

La creazione dell'evento fa partire le normali notifiche degli eventi, e solo per le persone che vedono l'evento:

• Notifica push ed e-mail, raggruppate da Theatilo e inviate dopo pochi minuti
• Voce nel calendario, sia sul web sia nell'app
• Sincronizzazione iCal nel calendario personale, se sottoscritta

Autorizzazione

Ti serve l'autorizzazione Creare e modificare eventi per creare un evento da un sondaggio, cioè la stessa autorizzazione che serve per creare normalmente un evento. Per impostazione predefinita ce l'hanno la direzione del coro e il consiglio direttivo. Chi ha solo Vedere le comunicazioni può partecipare al sondaggio, ma non può creare l'evento definitivo.

Consigli

• Non devi per forza prendere l'opzione più votata. A volte un'opzione di poco dietro è migliore dal punto di vista organizzativo, per esempio per la disponibilità della sala.
• Aggiungi un commento nella comunicazione se decidi contro la maggioranza: così tutti capiscono le ragioni.
• Imposta una scadenza nel sondaggio, così il risultato è pronto per tempo e dopo nessuno vota più.
• Clicca una volta sola. Ogni conferma crea un evento a sé. Un evento doppio lo elimini semplicemente nel calendario.
• Nell'evento metti un link alla comunicazione con il sondaggio, se nel testo della comunicazione ci sono altre informazioni.