Créer un événement à partir d'un sondage

Qu'est-ce que c'est ?

Si tu as lancé un sondage de dates, par exemple « Quand êtes-vous disponibles pour la répétition supplémentaire ? », tu peux transformer chaque option en événement fixe en un clic. Theatilo reprend la date, l'heure et la durée de l'option et crée une véritable entrée d'agenda.

Tu n'as plus besoin de lire le résultat puis de créer l'événement à la main. Les votes du sondage arrivent directement comme réponses dans l'événement.

Comment créer l'événement

1. Ouvre l'annonce qui contient le sondage de dates depuis l'aperçu des annonces.
2. Fais défiler jusqu'au sondage et vérifie le résultat actuel.
3. Clique sous la date proposée voulue sur « Créer un événement à partir de cette option ». Le bouton figure sous chaque date proposée, pas seulement sous celle qui a le plus de votes. Tu ne peux créer l'événement qu'avec la permission Créer et modifier les événements.
4. Confirme la question « Vraiment créer l'événement ? » avec « Créer un événement à partir de cette option ». Theatilo crée l'événement aussitôt.

L'événement prend la question du sondage comme titre, est créé comme répétition et reprend le début et la durée de l'option. Tu le retrouves ensuite dans l'agenda habituel sous Événements. Tu y ajoutes le lieu, des notes, des partitions ou un autre type d'événement en modifiant l'événement.

Qui voit l'événement ?

L'événement reprend la visibilité de l'annonce. Si tu as restreint l'annonce à certains groupes de permissions, fonctions ou groupes de chat, la même restriction s'applique à l'événement. Si l'annonce n'était visible que par le bureau, par exemple, seul le bureau voit l'événement.

Les réponses dépendent des votes pour l'option choisie :

• Vote « Oui » : Participe dans l'événement
• Vote « Peut-être » : Peut-être
• Toutes les autres personnes qui voient l'événement : En attente ; elles sont invitées à l'événement

Ce que devient le sondage

Le sondage reste tel quel : il n'est pas fermé, et l'annonce n'indique pas l'événement. Si plus personne ne doit voter, archive l'annonce ou fixe une date limite dans le sondage. Pour que tout le monde soit au courant, tu peux écrire un commentaire dans l'annonce pour dire que la date est fixée.

Qui est informé ?

La création de l'événement déclenche les notifications d'événement habituelles, uniquement pour les personnes qui voient l'événement :

• Notification push et e-mail, regroupés par Theatilo et envoyés au bout de quelques minutes
• Entrée dans l'agenda, sur le web comme dans l'app
• Synchronisation iCal avec l'agenda personnel, si elle est abonnée

Permission

Tu as besoin de la permission Créer et modifier les événements pour créer un événement à partir d'un sondage : la même permission que pour créer un événement normalement. Par défaut, la direction du chœur et le bureau l'ont. Les personnes qui ont seulement Voir les notifications peuvent participer au sondage, mais pas créer l'événement final.

Conseils

• Tu n'es pas obligé de prendre l'option la plus choisie. Parfois, une option juste derrière est plus pratique à organiser, par exemple à cause de la disponibilité de la salle.
• Ajoute un commentaire dans l'annonce si tu décides contre la majorité : tout le monde comprend ainsi tes raisons.
• Fixe une date limite dans le sondage pour que le résultat soit connu à temps et que plus personne ne vote ensuite.
• Clique une seule fois. Chaque confirmation crée un événement distinct. Un événement en double se supprime simplement dans l'agenda.
• Mets dans l'événement un lien vers l'annonce du sondage si d'autres infos figurent dans le texte de l'annonce.