Afspraak maken van een peilingsresultaat

Wat is dit?

Heb je een datumpeiling gestart, bijvoorbeeld “Wanneer past de extra repetitie jullie?”, dan kun je elke optie met één klik omzetten in een vaste afspraak. Theatilo neemt datum, tijd en duur van de optie over en maakt een volwaardige afspraak in de agenda aan.

Zo hoef je de uitslag niet af te lezen en de afspraak niet met de hand aan te maken. De stemmen uit de peiling komen direct als aan- en afmeldingen in de afspraak terecht.

Zo maak je de afspraak aan

1. Open de melding met de datumpeiling via het meldingenoverzicht.
2. Scrol naar de peiling en bekijk de actuele uitslag.
3. Klik onder het gewenste datumvoorstel op “Afspraak maken van optie”. De knop staat onder elk datumvoorstel, niet alleen onder het voorstel met de meeste stemmen. Aanmaken kan alleen met het recht Evenementen aanmaken & bewerken.
4. Bevestig de vraag “Echt evenement aanmaken?” met “Afspraak maken van optie”. Theatilo maakt de afspraak meteen aan.

De afspraak krijgt de vraag van de peiling als titel, wordt als repetitie aangemaakt en neemt begin en duur van de optie over. Je vindt haar daarna in de gewone agenda onder Evenementen. Locatie, notities, bladmuziek of een ander soort afspraak voeg je daar toe door de afspraak te bewerken.

Wie ziet de afspraak?

De afspraak neemt de zichtbaarheid van de melding over. Heb je de melding beperkt tot bepaalde rechtengroepen, functies of chatgroepen, dan geldt dezelfde beperking voor de afspraak. Was de melding bijvoorbeeld alleen zichtbaar voor het bestuur, dan ziet ook alleen het bestuur de afspraak.

De aan- en afmeldingen volgen de stemmen voor de gekozen optie:

• “Ja” gestemd: in de afspraak op Aanwezig
• “Misschien” gestemd: op Misschien
• Alle anderen die de afspraak zien: op In afwachting; zij zijn voor de afspraak uitgenodigd

Wat er met de peiling gebeurt

De peiling blijft zoals ze is: ze wordt niet gesloten en in de melding verschijnt geen verwijzing naar de afspraak. Mag niemand meer stemmen, archiveer de melding dan of stel in de peiling een deadline in. Zodat iedereen het weet, kun je in de melding een reactie schrijven dat de afspraak vaststaat.

Wie krijgt bericht?

Het aanmaken van de afspraak zorgt voor de gewone meldingen over afspraken, en alleen voor de mensen die de afspraak zien:

• Pushmelding en e-mail, door Theatilo gebundeld en na een paar minuten verstuurd
• Item in de agenda, op het web en in de app
• iCal-synchronisatie naar de persoonlijke agenda, als die is ingesteld

Rechten

Je hebt het recht Evenementen aanmaken & bewerken nodig om van een peiling een afspraak te maken, dus hetzelfde recht als voor het gewoon aanmaken van een afspraak. Standaard hebben koorleiding en bestuur dat recht. Wie alleen Notificaties bekijken heeft, kan wel aan de peiling deelnemen, maar de definitieve afspraak niet aanmaken.

Tips

• Je hoeft niet de optie met de meeste stemmen te nemen. Soms is een optie die er net achter zit organisatorisch beter, bijvoorbeeld omdat de ruimte dan vrij is.
• Schrijf een reactie in de melding als je tegen de meerderheid in kiest: zo begrijpt iedereen waarom.
• Stel in de peiling een deadline in, zodat de uitslag op tijd vaststaat en daarna niemand meer stemt.
• Klik maar één keer. Elke bevestiging maakt een eigen afspraak aan. Een dubbele afspraak verwijder je gewoon in de agenda.
• Link in de afspraak naar de melding met de peiling als er meer informatie in de tekst van de melding staat.