Aus Umfrage-Ergebnis Termin erstellen

Was ist das?

Wenn du eine Terminumfrage gestartet hast, etwa „Wann passt euch die Sonderprobe?", kannst du jede Option mit einem Klick in einen festen Termin verwandeln. Theatilo übernimmt Datum, Uhrzeit und Dauer der Option und legt einen vollwertigen Kalender-Eintrag an.

Das spart dir den Schritt, das Ergebnis abzulesen und den Termin von Hand anzulegen. Die Stimmen aus der Umfrage landen direkt als Rückmeldungen im Termin.

So erstellst du den Termin

1. Öffne die Mitteilung mit der Terminumfrage über die Mitteilungen-Übersicht.
2. Scrolle zum Umfragebereich und prüfe das aktuelle Ergebnis.
3. Klicke unter dem gewünschten Terminvorschlag auf „Termin aus Option". Der Button steht unter jedem Terminvorschlag, nicht nur unter dem mit den meisten Stimmen. Anlegen kannst du den Termin nur mit der Berechtigung Termine erstellen & bearbeiten.
4. Bestätige die Rückfrage „Termin wirklich erstellen?" mit „Termin aus Option". Theatilo legt den Termin sofort an.

Der Termin bekommt die Frage der Umfrage als Titel, wird als Probe angelegt und übernimmt Beginn und Dauer der Option. Du findest ihn danach im normalen Kalender unter Termine. Ort, Notizen, Noten oder eine andere Terminart ergänzt du dort, indem du den Termin bearbeitest.

Wer sieht den Termin?

Der Termin übernimmt die Sichtbarkeit der Mitteilung. Hast du die Mitteilung auf bestimmte Rechtegruppen, Funktionen oder Chatgruppen eingeschränkt, gilt dieselbe Einschränkung für den Termin. War die Mitteilung zum Beispiel nur für den Vorstand sichtbar, sieht auch nur der Vorstand den Termin.

Die Rückmeldungen richten sich nach den Stimmen zur gewählten Option:

• „Ja" gestimmt: im Termin auf Zusage
• „Vielleicht" gestimmt: auf Vielleicht
• Alle anderen, die den Termin sehen: auf Ausstehend, sie sind zum Termin eingeladen

Was passiert mit der Umfrage

Die Umfrage bleibt, wie sie ist: Sie wird nicht geschlossen, und in der Mitteilung erscheint kein Hinweis auf den Termin. Soll niemand mehr abstimmen, archiviere die Mitteilung oder setze in der Umfrage eine Frist. Damit alle Bescheid wissen, kannst du einen Kommentar in die Mitteilung schreiben, dass der Termin steht.

Wer wird informiert?

Die Termin-Erstellung löst die normalen Termin-Benachrichtigungen aus, und zwar nur für die Personen, die den Termin sehen:

• Push-Benachrichtigung und E-Mail, von Theatilo gebündelt und nach wenigen Minuten verschickt
• Eintrag im Kalender, sowohl im Web als auch in der App
• iCal-Sync in den persönlichen Kalender, falls abonniert

Berechtigung

Du brauchst die Berechtigung Termine erstellen & bearbeiten, um aus einer Umfrage einen Termin zu erstellen — also dieselbe Berechtigung wie für das normale Anlegen eines Termins. Standardmäßig haben Chorleitung und Vorstand diese Berechtigung. Wer nur Mitteilungen sehen hat, kann zwar an der Umfrage teilnehmen, aber den finalen Termin nicht erstellen.

Tipps

• Du musst nicht die meistgewählte Option nehmen. Manchmal ist eine knapp dahinterliegende Option organisatorisch besser, etwa wegen Raumverfügbarkeit.
• Ergänze einen Kommentar in der Mitteilung, falls du dich gegen die Mehrheit entscheidest — so verstehen alle die Gründe.
• Setze in der Umfrage eine Frist, damit das Ergebnis rechtzeitig feststeht und danach niemand mehr abstimmt.
• Klicke nur einmal. Jede Bestätigung legt einen eigenen Termin an. Einen doppelten Termin löschst du einfach im Kalender.
• Verlinke im Termin auf die Umfrage-Mitteilung, falls weitere Infos im Text der Mitteilung stehen.