Crear un evento a partir del resultado de una encuesta

¿Qué es esto?

Si has lanzado una encuesta de fechas, por ejemplo «¿Cuándo os viene bien el ensayo extra?», puedes convertir cualquier opción en un evento fijo con un clic. Theatilo toma la fecha, la hora y la duración de la opción y crea una entrada de calendario completa.

Así te ahorras leer el resultado y crear el evento a mano. Los votos de la encuesta pasan directamente al evento como respuestas.

Así creas el evento

1. Abre el aviso con la encuesta de fechas desde la vista general de avisos.
2. Desplázate hasta la encuesta y revisa el resultado actual.
3. Haz clic bajo la fecha propuesta que quieras en «Crear evento con esta opción». El botón está bajo cada fecha propuesta, no solo bajo la más votada. Solo puedes crear el evento con el permiso Crear y editar eventos.
4. Confirma la pregunta «¿Realmente crear evento?» con «Crear evento con esta opción». Theatilo crea el evento al instante.

El evento recibe como título la pregunta de la encuesta, se crea como ensayo y adopta el inicio y la duración de la opción. Después lo encuentras en el calendario normal, en Eventos. El lugar, las notas, las partituras u otro tipo de evento los añades allí editando el evento.

¿Quién ve el evento?

El evento adopta la visibilidad del aviso. Si limitaste el aviso a determinados grupos de permisos, funciones o grupos de chat, la misma limitación vale para el evento. Si, por ejemplo, el aviso solo era visible para la junta directiva, solo la junta ve el evento.

Las respuestas dependen de los votos de la opción elegida:

• Votó «Sí»: en el evento, Confirmado
• Votó «Quizás»: Quizás
• Todos los demás que ven el evento: Pendiente; están invitados al evento

Qué pasa con la encuesta

La encuesta se queda como está: no se cierra y en el aviso no aparece ninguna referencia al evento. Si ya no debe votar nadie, archiva el aviso o pon un plazo en la encuesta. Para que todos lo sepan, puedes escribir un comentario en el aviso diciendo que la fecha ya está fijada.

¿A quién se avisa?

La creación del evento dispara las notificaciones normales de eventos, y solo para las personas que ven el evento:

• Notificación push y correo, agrupados por Theatilo y enviados al cabo de unos minutos
• Entrada en el calendario, tanto en la web como en la app
• Sincronización iCal con el calendario personal, si está suscrito

Permiso

Necesitas el permiso Crear y editar eventos para crear un evento a partir de una encuesta, es decir, el mismo permiso que para crear un evento normal. Por defecto lo tienen la dirección del coro y la junta directiva. Quien solo tiene Ver notificaciones puede participar en la encuesta, pero no crear el evento final.

Consejos

• No tienes que elegir la opción más votada. A veces una opción que queda justo detrás es mejor desde el punto de vista organizativo, por ejemplo por la disponibilidad de la sala.
• Añade un comentario en el aviso si decides en contra de la mayoría: así todos entienden los motivos.
• Pon un plazo en la encuesta, para que el resultado esté claro a tiempo y después nadie siga votando.
• Haz clic solo una vez. Cada confirmación crea un evento propio. Un evento duplicado lo eliminas sin más en el calendario.
• Enlaza en el evento el aviso de la encuesta si en el texto del aviso hay más información.