Contactenoverzicht
Het adresboek van je koor voor organisatoren, sponsors, banken, eregasten en gastmusici, met tags, zoeken, archief en koppelingen naar boekingen en evenementen.
Deze functie is alleen beschikbaar op het web.
Wat is dit?
Het adresboek is de centrale plek voor alle externe contacten van je koor: concertorganisatoren, sponsors, banken, verzekeraars, eregasten, gastmusici, leveranciers en overheden.
Zo open je de contacten
- Klik in de zijbalk op "Ensembles".
- Kies het koor en dan "Contacten".
Wat je hier vindt
- Lijst van alle contacten met naam of organisatie, e-mail, telefoon, plaats, tags en "Laatste contact", 50 per pagina
- Zoeken op naam, organisatie, e-mail of plaats
- Filters op tag en op Archief ("Alleen actieve", "Inclusief gearchiveerde", "Alleen gearchiveerde")
- "Nieuw contact" en "Tags beheren", met bewerkrecht
- Menu ··· bovenaan met "Contacten importeren", "Overnemen van lid" en "Eigen velden"
Een klik op een contact opent het naast de lijst. Daar zie je ook aan welke boekingen, facturen en evenementen het gekoppeld is.
Rechten
- Contacten bekijken: adresboek openen
- Contacten aanmaken en bewerken: aanmaken, bewerken, tags en eigen velden beheren, herstellen
- Contacten verwijderen: archiveren
- Contacten importeren, Contacten exporteren, AVG-verzoeken afhandelen
Standaard mogen beheerders alles; bewerkers mogen bekijken, bewerken, importeren en exporteren.
Tips
- Gebruik meerdere tags: een spaarbank is bank én sponsor; zet beide tags in plaats van dubbel aan te maken.
- Houd het IBAN actueel als je het nodig hebt voor incasso's of donatiekwitanties.
- Toestemming donatiekwitantie: dit datumveld herinnert er alleen aan dat de toestemming van de donateur er is; Theatilo slaat geen document op.
Veelgestelde vragen
Wie kan het adresboek zien?▾
Wat is het verschil tussen contacten en leden?▾
Kan ik een contact aan meerdere categorieën toewijzen?▾
Zijn de contacten er ook in de app?▾
Gerelateerde functies
Nieuw contact aanmaken
Zo zet je een extern contact in het adresboek: basisgegevens, adres, bankgegevens, belastingnummers, tags en eigen velden, of neem je een lid over.
Kontakte (Adressbuch)
Contact bewerken
Werk de gegevens van een extern contact bij: adres, bankgegevens, tags, notities en privacyvelden. Bestaande documenten behouden hun gegevens.
Kontakte (Adressbuch)
Tags beheren
Maak eigen tags aan om contacten in te delen, hernoem ze of verwijder ze. De meegeleverde systeemtags zoals bank of sponsor zijn niet te wijzigen.
Kontakte (Adressbuch)
Contacten importeren (Excel/CSV)
Upload een Excel- of CSV-bestand, koppel de kolommen en controleer het voorbeeld. Bestaande contacten herkent Theatilo aan e-mail of IBAN en kan ze bijwerken.
Kontakte (Adressbuch)
Contacten exporteren als Excel
Download het adresboek onder Koorinstellingen › Rapporten als Excel- of CSV-bestand: alleen actieve, inclusief gearchiveerde of alleen gearchiveerde contacten.
Kontakte (Adressbuch)
Donatie-bewijs voor contact aanmaken
Maak vanuit een contact een giftbewijs voor een inkomst in het kasboek. Naam en adres van de donateur neemt Theatilo over uit het contact.
Kontakte (Adressbuch)
AVG-inzage & verwijdering van contact
Geef een contact inzage volgens art. 15 AVG als download of verwijder het definitief volgens art. 17 AVG; boekingen in het kasboek behouden hun gegevens.
Kontakte (Adressbuch)
Nog een vraag? Vraag het de AI-helpbot.
Klik op de helpknop rechtsonder en stel je vraag.