Nieuw contact aanmaken

Zo maak je een contact aan

1. Klik in de zijbalk op "Ensembles", kies het koor en dan "Contacten".
2. Klik rechtsboven op "Nieuw contact". Het formulier opent opzij.
3. Vul de relevante velden in; je hoeft ze niet allemaal te gebruiken:
   • Basisgegevens: aanhef, organisatie, voor- en achternaam, e-mail, telefoon, mobiel, website, verjaardag
   • Adres
   • Bankgegevens & belasting: IBAN, BIC, bank, fiscaal nummer, btw-nummer
   • Categorisering: tags zoals sponsor, bank of eregast
   • Eigen velden, als je koor die heeft aangemaakt
   • Notities & AVG: interne notities, toestemming donatiekwitantie, bewaren tot
4. Sla het contact op.

Tips

• Organisatie of naam: vul minstens een van beide in, anders is het contact moeilijk te vinden.
• IBAN: vul het meteen in als je het nodig hebt voor incasso's of donatiekwitanties.
• Notities zijn alleen intern; het contact ziet ze nooit. In de export staan ze wel.
• Eigen velden: via ··· › "Eigen velden" (of de link in het formulier) maak je eigen velden aan (tekst, getal, datum, ja/nee, keuze), bijvoorbeeld klantnummer of contactpersoon. Ze gelden meteen voor alle contacten van het koor; verwijder je een veld, dan verdwijnen de waarden bij alle contacten.

Lid als contact overnemen

Verlaat iemand het koor en wil je het adres bewaren (bijvoorbeeld als begunstiger), neem het lid dan direct over:

1. Klik in de contacten op ··· › "Overnemen van lid", kies het lid en klik op "Verder naar contact".
2. Naam, e-mail, telefoon, adres, bankgegevens, verjaardag en notities worden vooraf ingevuld.
3. Eigen ledenvelden komen in het contactveld met dezelfde naam (hoofd-/kleine letters maken niet uit). Is er geen passend veld of past de waarde niet, dan komt die in de notities.
4. Controleer de gegevens, kies tags en sla op.
5. Daarna kun je het lid onder Leden verwijderen; het contact blijft.

Daarvoor heb je ook het recht nodig om gevoelige ledengegevens te zien.