DSGVO-Auskunft & Löschung für Kontakt

Gib einem Kontakt Auskunft nach Art. 15 DSGVO als Download oder lösche ihn endgültig nach Art. 17 DSGVO — Belege im Kassenbuch behalten dabei ihre Angaben.

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Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.

Berechtigung nötig: Kontakte – DSGVO-Anfragen bearbeiten

Wann brauchst du das?

Wenn eine Person formell Auskunft nach Art. 15 DSGVO oder Löschung nach Art. 17 DSGVO verlangt, musst du innerhalb eines Monats reagieren. Theatilo bietet beides direkt am Kontakt.

Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Öffne den Kontakt.
Klick auf „Datenschutz“ › „DSGVO-Auskunft (JSON)“.
Eine Datei mit allen gespeicherten Angaben wird heruntergeladen: Stammdaten, Tags und Verknüpfungen zu Rechnungen, Buchungen und Terminen.

Die Auskunft wird protokolliert.

Löschung (Art. 17 DSGVO, „Recht auf Vergessenwerden“)

Öffne den Kontakt.
Klick auf „Datenschutz“ › „DSGVO-Löschung“.
Lies, was mit verknüpften Belegen passiert, und tippe zur Bestätigung LÖSCHEN ein.
Klick auf „Endgültig löschen“.

Was Theatilo dabei macht:

Kassenbuch-Buchungen: Name, IBAN und Adresse werden in die Buchung übertragen, falls dort leer. Von Hand eingetragene Werte bleiben unangetastet.
Rechnungen und manuelle Rechnungen: Empfängerdaten werden ergänzt, falls Felder leer sind.
Termin-Verknüpfungen: werden ersatzlos gelöst.
Anschließend wird der Kontakt mit Tags und Verknüpfungen endgültig gelöscht.

Danach zeigt Theatilo, wie viele Belege ergänzt und Verknüpfungen gelöst wurden. Die Löschung wird protokolliert.

Archivieren vs. DSGVO-Löschung

Archivieren blendet den Kontakt nur aus und lässt sich jederzeit rückgängig machen. Die DSGVO-Löschung entfernt ihn endgültig. Für einen formellen Antrag nach Art. 17 DSGVO brauchst du die echte Löschung.

Berechtigung

Du brauchst DSGVO-Anfragen bearbeiten. Standardmäßig haben das nur Administratoren.

Häufige Fragen

Was passiert bei der Löschung mit Rechnungen und Buchungen?▾

Name, Adresse, IBAN und weitere Empfängerdaten werden in die verknüpften Kassenbuch-Buchungen, Rechnungen und manuellen Rechnungen übertragen, sofern die Felder dort noch leer sind. Von Hand eingetragene Werte werden nicht überschrieben. So bleiben die Belege vollständig.

Was passiert mit Termin-Verknüpfungen?▾

Die Verknüpfungen zwischen Kontakt und Termin werden ersatzlos gelöst.

Kann ich die Löschung rückgängig machen?▾

Nein. Anders als beim Archivieren ist die DSGVO-Löschung endgültig. Der Kontakt, seine Tags und alle Verknüpfungen sind danach unwiderruflich entfernt.