Wat is Theatilo? Eén platform voor theatergroepen

Wie een theatergroep leidt, kent het naast elkaar bestaan van al die hulpmiddelen: de repetitiedata staan in een messengergroep, de ledenlijst in een spreadsheet, de tekstboeken liggen als kopieën in de kast of als bijlagen in tien verschillende e-mails, en iemand houdt de kas bij in een schriftje. Elk hulpmiddel werkt op zich — samen vormen ze een systeem waarin voortdurend iets verloren gaat. Theatilo is er om aan dat naast elkaar een einde te maken.

Wat is Theatilo?

Theatilo is een beheerplatform voor theatergroepen en amateurgezelschappen. Het brengt alles wat naast het eigenlijke werk op het podium georganiseerd moet worden samen op één plek: de leden met hun contactgegevens en rollen, de repetitie- en voorstellingsdata inclusief aan- en afmeldingen, de tekstboeken en stukken, de communicatie binnen de groep en de financiën. De spelleiding werkt vooral in de browser, het ensemble gebruikt de apps voor iOS en Android — en iedereen ziet dezelfde actuele stand.

Dat klinkt eerst als administratie, en dat is precies het punt: administratie is het deel van het theaterwerk dat niemand mist zolang het stilletjes op de achtergrond werkt. Elk uur dat niet meer opgaat aan herinneringsberichten, lijstjes bijhouden en briefjes zoeken, is weer voor de repetitie.

Ontstaan uit Chorilo

Theatilo is geen start vanaf nul. Het platform is ontstaan uit Chorilo, een gevestigde beheeroplossing voor koren. Veel eisen zijn bij koren en theatergroepen vrijwel identiek: beide organiseren regelmatige repetities met veel deelnemers, beide werken naar voorstellingen toe, beide beheren leden, werken en een verenigingskas. Theatilo neemt deze door de jaren heen gerijpte functies over en vertaalt ze naar de taal en de werkwijze van het toneel — concerten worden voorstellingen, bladmuziek wordt tekstboeken en stukken, stemgroepen worden rollen.

Voor jou als gebruiker betekent die herkomst vooral één ding: Theatilo begint niet bij nul, maar met een fundament dat zich in honderden ensembles heeft bewezen — inclusief volwassen apps, doordachte bevoegdheden en hosting op servers in Duitsland.

Leden, data en repetities op één plek

Het hart van elke groep zijn de mensen. In Theatilo beheer je je leden met alle gegevens die jouw gezelschap nodig heeft — van contactgegevens tot eigen velden, groepen en functies. De planning bouwt daarop voort: je maakt repetities en voorstellingen aan, leden zeggen met één tik toe of af, en je ziet op elk moment op wie je op de repetitieavond kunt rekenen. Automatische herinneringen nemen het nabellen over dat anders graag bij de spelleiding blijft hangen, en wie wil, abonneert zich op de agenda rechtstreeks in zijn kalender-app.

Tekstboeken en stukken digitaal

Stukken en teksten upload je één keer centraal, daarna heeft elk lid ze op het eigen apparaat bij zich — met de mogelijkheid om markeringen en aantekeningen direct in het document te maken. Het kopiëren, uitdelen en weer innemen van papierstapels vervalt, en komt er vlak voor de première nog een gestreepte versie, dan heeft iedereen meteen dezelfde versie. Wie zijn bestanden liever lokaal op de computer organiseert, gebruikt de desktop-app Theatilo Files, die een map op de computer automatisch synchroon houdt met het platform.

Je tekst leer je door te luisteren

Een functie die in deze vorm alleen voor het toneel bestaat: Theatilo leest je stuk voor. Elke rol krijgt een vaste voorleesstem, regieaanwijzingen neemt een vertellersstem voor haar rekening. Je kiest bedrijf en rollen en leert je tekst door te luisteren — op weg naar het werk, tijdens een wandeling of ’s avonds op de bank. Wie zichzelf wil testen, zet de eigen rol op stil en zegt de tekst zelf zodra de claus valt. Voor musicalproducties maakt de stemtrainer bovendien oefenaudio voor elke zangstem.

Communicatie zonder papierwinkel

Mededelingen aan de hele groep, vragen in reacties, peilingen voor de volgende datum en directe chats — de communicatie loopt in Theatilo daar waar ook alle andere informatie staat. Pushmeldingen zorgen ervoor dat belangrijke berichten aankomen, zonder dat je een privé-messengergroep hoeft te draaien met alle privacybijwerkingen van dien.

Kas, tickets en producties

Ook de minst geliefde taak van het verenigingsleven heeft haar plek: het ingebouwde kasboek legt inkomsten en uitgaven transparant en controleerbaar vast. Voor voorstellingen kun je tickets rechtstreeks via Theatilo verkopen, en tijdelijke projecten — het zomertheater, een musicalproductie, een gastoptreden met een bevriend gezelschap — organiseer je in eigen projectruimtes, die werken als een klein ensemble met een verbinding naar de hoofdgroep.

Voor wie is Theatilo bedoeld?

Theatilo richt zich op amateurgezelschappen en vrije theatergroepen, op school- en jeugdtheater, op musicalensembles en op verenigingen die naast het spelen ook hun administratie op orde moeten houden. Ook theaterkoepels krijgen een eigen omgeving waarmee ze centraal met hun aangesloten gezelschappen communiceren. Kortom: Theatilo is bedoeld voor iedereen bij wie meer mensen op en achter het podium staan dan één spreadsheet kan beheren.

Zo begin je

Theatilo kun je zonder risico uitproberen: je registreert je gratis, richt je gezelschap in en test alle functies 60 dagen lang rustig in de echte repetitiepraktijk. Een overzicht van alle functies vind je op de functiepagina — en zie je Theatilo liever eerst in actie, dan leiden we je in een persoonlijke online presentatie door het platform.